اللّهُمَّ كُنْ لِوَلِيِّكَ الْحُجَّةِ بْنِ الْحَسَنِ صَلَواتُكَ عَلَيْهِ وَعَلى آبائِهِ في هذِهِ السّاعَةِ وَفي كُلِّ ساعَةٍ وَلِيّاً وَحافِظاً وَقائِدا ‏وَناصِراً وَدَليلاً وَعَيْناً حَتّى تُسْكِنَهُ أَرْضَك َطَوْعاً وَتُمَتِّعَهُ فيها طَويلاً
جمعه ٠٣ آذر ١٣٩٦

معیارهای گزینش و نحوه جذب کارکنان در برخی کشورها

 فهرست مطالب

مقدمه

مقاله اول : روند گزينش كاركنان (چه كسي در مورد گزينش كاركنان تصميم مي‌گيرد) ؟

مقاله دوم : حوزه‌هاي بررسي در گزينش استخدامي (بررسي سوابق كيفري، كار، اعتبار مالي، تحصيلات،

 سابقه پرداخت خسارت كاركنان، معرف‌هاي فردي و مورد ارزيابي قرار مي‌گيرد) .

مقاله سوم : عناصر گزينش كارآمد پيش از استخدام (اجراي گزينش پيش از استخدامي در مورد كاركنان

باالقوه، بهترين رويه حرفه‌اي مورد استفاده ……)

مقاله چهارم : مراحل استخدام در وزارت امور خارجه امریکا (شما بايد براي پست‌هايي كه احتياج به يك

يا چند نفر نيروي كار دارند، فرم آگهي استخدامي درخواست نماييد) .

نمونه‌ها

1ـ سازمان هداستارت (استخدام، مصاحبه و گزينش كاركنان)        

2ـ وزارت خارجه آمريكا، مأمور سرويس خارجي (مراحل گزينش) 

3ـ وزارت خارجه آمريكا، كارشناس سرويس خارجي (مراحل استخدام)

4ـ وزارت خارجه آمريكا، آزمون كارشناس سرويس خارجي (خلاصه ارزيابي گفتاري)

5ـ اداره پليس سن‌پطرزبورگ (روند درخواست استخدام)            

6ـ دانشگاه آدلايد، استراليا (سياست‌ها و راهبردهاي منابع انساني)

7ـ شهر سن‌ديه‌گو (فرصت استخدامي)                               

8ـ دانشگاه ميشيگان، ايالات متحده آمريكا (خدمات شغلي)    

9ـ اداره مديريت فرصت‌هاي شغلي، آمريكا (معيارهاي مشترك گزينش)

10ـ وزارت دادگستري ايالات تگزاس آمريكا (شرايط مأمور تأديبي)

11ـ وزارت حمل‌و‌نقل ايالات متحده آمريكا (صلاحيت‌هاي لازم براي استخدام مأموران بازرسي مسافران)

12ـ دانشگاه ولزجنوبي، سيدني استراليا (فهرست معيارهاي گزينش مشاور)

13ـ كاركنان بخش دولتي، دولت كانادا (معيارهاي رفتاري) 

14ـ پست مأمور انتظامي، ايالت مينه سوتا آمريكا (آزمون روانشناختي، نظريه و رويه)

15ـ رويه گزينش كارمندان، ايالات متحده آمريكا (راه‌كارهاي واحد)

16ـ دانشگاه southt thomas ، ايالات متحده آمريكا (تحليل دست‌خط در گزينش استخدامي)

17ـ استخدام پرسنل امنيتي، استراليا (روابط عمومي كاركنان)

18ـ دانشگاه سیاتل، آمريكا (استخدام كاركنان

19- ابزارهاي استخدامي كارفرمايان در اروپا

مقدمه

در تمام جوامع انساني با سيستم‌هاي دولتي و غيردولتي در بخش اقتصادي، اجتماعي، فرهنگي و غیره اصول حاكم، تعيين كننده سياست‌هاي كلان و شيوه‌هاي عملكرد كارگزاران آن جامعه مي‌باشد .

تعيين مراجع رسيدگي به صلاحيت افراد، ملاكها و حوزه‌هاي بررسي به منظور انتخاب كاركنان توانا و شايسته به همين اصول و شرايط فرهنگي و اجتماعي، نيازهاي جامعه، رشد و پيشرفت اقتصادي و غیره برمي‌گردد . هيأت عالي گزينش با استخراج مقالات متعدد در اين خصوص و انعكاس نمونه‌هاي قابل توجه از عملكرد مراكز دولتي و غير‌دولتي در زمينة شيوة كار و معيارهاي گزينش كاركنان براي تصدي مشاغل مختلف در اين دفتر، تلاش دارد با فراهم آوردن زمينة آشنايي و توجه شما خوانندة گرامي، اصولي و علمي بودن بخش اساسي از  كار و عملكرد گزينش در كشور را مورد تأييد قرار دهد .

«روند،حوزه‌هاي بررسي، عناصر، مراحل استخدام و گزينش كاركنان»

در مقالات اين بخش با مراجع تصميم‌گيري در گزينش كاركنان و شيوه‌هاي بررسي كارمندان موفق و ابزارهايي مانند امتحان در استخدام، ارزيابي شماره امنيت اجتماعي و هويت افراد و سوابق آن در زمينه‌هاي مختلف، عناصر كارآمد پیش از استخدام مانند اجراي سياست استاندارد، استفاده از برگه‌هاي استخدامي و…. و همچنين مراحل استخدام شدن مانند شناسايي شغل دلخواه، بررسي آگهي‌هاي استخدام دولتي، مصاحبه استخدامي، بررسي پيشينه و … آشنا مي‌شويد.

 

روند گزينش كاركنان[1]

چه كسي در مورد گزينش كاركنان تصميم مي گيرد ؟ در اكثر سازمانها ، هم مديران اجرايي و هم كارشناسان كارگزيني در تصميم گيري براي گزينش مشاركت دارند .معمولاً ، اكثر تصميمات مبتني بر گزينش زماني اتخاذ مي شوند كه بيش از يك نفر در تصميم براي استخدام مشاركت دارد . مدير اجرايي بايد در مقايسه با كارشناسان كارگزيني ، نقش بيشتري در تصميم گيري براي گزينش داشته باشد .

به همين دليل ، مهارت در گزينش كارآمد ، بخشي از كا ركرد مديريت است . جدول زير با عنوان« نقش مديريت اجرايي و كارگزيني » نقش مديران اجرايي  و مديران كارگزيني در روند گزينش را به ترسيم مي كشاند .

« نقش مديريت اجرايي و كارگزيني »

كاركرد گزينشي

نقش مديريت اجرايي

نقش مديريت كار گزيني

معيار گزينش

بله

بر اساس تحليل خصايص شغلي ، به پيشنهاد و اجراي معيار گزينش مي پردازد

اعتبار دهي به معيارها

 

بله

گزينش و انتخاب

 

بله

روند بررسي درخواست نامه ها

 

بله

مصاحبه ها

بله

مي تواند در بررسي اوليه و نيز مصاحبه هاي گروهي نقش داشته باشد

ارزيابي

 

بله

مراجعه به معرف ها

 

بله

آزمايشهاي جسماني

 

اقدام به سازماندهي

اتخاذ تصميم در مورد گزينش

تصميم گيري نهايي

پيشنهاد به مديريت اجرايي

 

معيار گزينش كاركنان

در يك برنامه موفقيت آميز گزينش ، خصوصيات مورد نياز براي اجراي مؤثر آن شغل بايد در تحليل شغلي صريحاً بيان شود . اين معيارها معمولاً به بهترين وجه در موارد ذيل  خلاصه مي شود :

§  آموزش

§  تجربه

§  خصايص جسماني

§  خصایص فردی

اساساً معيار گزينش بايد بر مبنای خصوصيات كاركنان فعلي كه به بهترين وجه به ايفاي وظايف مي پردازند، تعريف شود. با اين وجود اگر ویژگی های مورد دلخواه زياد باشد، احتمال دارد كه هيچ فردي گزينش نشود. اگر هم معياري وجود نداشته باشد، احتمالاً گزينش اشتباهي صورت مي گيرد. گهگاه بخاطر محدوديت هاي سازماني يا  اهداف مديريتي ، ممكن است معيارهاي نامتناسبي در نظر  گرفته شود .

اين شاخصه هاي موفقيت بويژه مكانيسم هاي رسمي تري چون آزمون كتبي ، داراي دو خصوصيت هستند :

موثق بودن یا اطمینان (Reliability)

معتبر بودن (Validity)

موثق بودن  يك ابزار گزينش همچون امتحان ، در حدي است كه آن ابزار ، وسيله اي دايمي براي سنجش چيزي باشد . در صورتي كه امتيازهاي يك نفر در چندين بار امتحان تفاوت هاي زيادي با هم نداشته باشد ، مي توان گفت كه آن آزمون قابل اتكا بوده است. هر چه اعتماد بيشتري به شيوه سنجش حاصل شود، اتكا به آن  شيوه بيشتر مي شود. معمولاً هرچه كاربرد يك ابزار در زمان طولاني تري تداوم يابد، اتكاي به آن بيشتر مي شود. ابزار مورد استفاده بايد همواره قابل اتكا باشد. اين ابزار مشخصه خوبي براي موفقيت عملكرد شغلي است.

موثق بودن و معتبر بودن را با مثالي كه در پی می آید بهتر می توان درک کرد. معيار درجه (متر، سانتی متر) وسيله ای مطمئن براي سنجش يك فضا است؛ اگر با دقت قد يك بازيكن بسكتبال را چندين بار اندازه بگيريم، قد وي همان اندازه اولیه خواهد بود. اما اين معيار، براي سنجش میزان هماهنگي عضلاني وي، وسيله اي مطمئن نيست. از اين رو يك ابزار گزينش مانند آزمون ممكن است داراي اعتبار باشد.

كارشناسان منابع انساني مي توانند اعتبار يك ابزار گزينش را به چندين شيوه محاسبه كنند :

يك شيوه، بررسی كارمندان موفق كنوني به منظور يافتن فاكتورهاي مشترك آنها و تعيين شاخصه هاست . اين شيوه ، اعتبار سازگار و مقارن خوانده مي شود.

شيوه دوم ، استفاده از ابزاري چون امتحان در روند استخدام  و سپس انتظار تا زمان شناسايي كاركنان موفق، در مرحله بعد ارزيابي كارمندان موفق و غير موفق است .اين روش، اعتبار پيشگويانه خوانده مي شود.

شيوه سوم ، معمولاً توسط سازمان هاي كوچك به كار برده مي شود، چرا كه تعداد افراد داراي مشاغل مشابه بسيار كم است و ازاين رو دو روش قبل را نمي توان در مورد آزمون بكار برد . اين شيوه اعتبار تركيبي خوانده مي شود. در اين مورد عناصر چندين شغل مشابه  بجاي يك شغل، براي اعتبار دهي به ابزار گزينش به كاربرده مي شود . اين روش جديدتر از دو روش قبلي  است ولي كمتر استفاده مي شود .

شايان ذكر است  معياري كه براي پيش بيني عملكرد يا کسب موفقيت بكار برده مي شود، نماينگر عملكرد واقعي است . از آنجا كه يك عملكرد خوب شغلي معمولاً تركيبي از عوامل بسيار ( كيفيت كار ، كميت كار و غيره ) است ، معيار ي چون امتياز نظارتي نماينده سنجش واقعي ، موفقيت يا عملكرد شغلي است .

 حوزه‌هاي بررسي در گزينش استخدامي[2]

§        ارزيابي شماره امنيت اجتماعي وهويت:

ارزيابي نام، آدرس و شماره امنيت اجتماعي ارا ئه شده و نيز شناسايي وضعيت صدور ديگر اسامي مرتبط با امنيت اجتماعي، ممكن است مشكلات، وضعيت مهاجرت يا شماره‌هاي اشتباه در مورد متقاضي كار را مشخص كند.

§        سوابق كيفري:

سابقه شركت در محاكم مدني به صورت خواهان يا خوانده را در دادگاه‌هاي فدرال مي‌توان جستجو كرد.

§        سابقه كار:

با توجه به برنامه گزينش و سطح كاركنان، هر گونه اشتغال در هر مدت زمان را مي‌توان از طريق كارفرمايان ذيربط ارزيابي كرد. در حالي كه بسياري از ادارات پرسنلي به ارزيابي تاريخ‌ها و پست‌ها مي‌پردازند، ما مي‌كوشيم به اطلاعات كامل‌تري از جمله صلاحيت استخدام مجدد، دليل ترك كار، عملكرد شغلي و دستمزد و در صورت امكان صحبت با ناظران و همكاران سابق دست يابيم.

§        سابقه اعتبار:

گزارش اعتبار را از طريق يك يا بيش از سه دفتر مهم اعتباري مي‌توان دريافت. اين گزارش‌ها از حسابهای تجاري، محدوديت‌هاي اعتباري، تراز پرداخت‌ها،سابقه پرداخت، حساب‌هاي جمعي، ورشكستگي‌ها و پرداخت ماليات شناسايي مي‌شوند. در اين گزارش‌ها با توجه به نام، آدرس، شماره امنيت اجتماعي و سابقه اشتغال تفاوت‌ها مورد ارزيابي و شناسايي قرار مي‌گيرند.

§        سابقه موتورسواري:

از طريق ادارات مرتبط با موتورسواري در ايالات مربوطه، اين گزارش اطلاعاتي در مورد پايه گواهينامه، محدوديت‌ها، وضعيت و تاريخ انقضاء موارد نقض قانون، ابطال گواهينامه، حوادث و لغو بيمه ارائه مي‌شود.

§        تحصيلات:

بالاترين مدرك تحصيل اخذ شده توسط متقاضي و تاريخ‌هاي حضور در مقاطع تحصيلي از طريق مؤسسات تحصيلي صادركننده مدرك مورد بررسي قرار مي‌گيرند. هر گونه تحصيلات تكميلي، به ويژه دوره‌ها و آموزش‌هاي مرتبط با شغل مورد نظر، ارزيابي مي‌شوند.

§        سابقه پرداخت خسارت كاركنان:

سوابق منطقه‌اي يا ايالتي مدعيان پرداخت خسارت كاركنان توسط متقاضي، بررسي مي‌شود. اطلاعات اخذ شده از ايالتي به ايالت ديگر متفاوت هستند و مشتمل بر شماره پرونده، شماره شناسايي، طبيعت خسارت و وضعيت ادعا، مي‌باشد. استفاده از اطلاعات پرداخت كاركنان در هر ايالت با محدوديت بسيار مواجه است. لازم است در مورد افشاي آن توافق شود و در برخي ايالات لازم است كه اين توافق به صورت محضري درآيد.

§        معرف‌هاي فردي:

معرف‌ها و كساني كه در بررسي پيشينه با آنها تماس گرفته مي‌شود، مورد مصاحبه قرار مي‌گيرند. اين افراد اغلب در مورد شخصيت‌ متقاضي صحبت مي‌كنند و منبعي براي اطلاعات اضافي هستند.

§        گواهينامه‌هاي حرفه‌اي:

همه گواهينامه‌هاي حرفه‌اي از طريق مقامات ذيصلاح ايالتي مورد تأييد قرار مي‌گيرد.

 

§        بررسي املاك و دارايي‌ها:

دارايي‌ها و مالكيت‌هاي تجاري براي شناسايي تعارض احتمالي منافع، بررسي مي‌شوند.

 

عناصر گزينش كارآمد پيش از استخدام[3]

- اجراي يك سياست استاندارد

- استفاده از برگه‌هاي استخدامي مؤثر و كارآمد

- اجراي گزينش پيش از استخدام

- تنظيم گزارش كنترل پيشينه

- اقدام معكوس (adverse action)

 

- اجراي يك سياست استاندارد

§  يك شركت بايد از سياست استانداردي برخوردار باشد كه كنترل پيشينه در تمامي جنبه‌هاي كاركنان را تأمين نمايد.

§  سياست استاندارد بايد دربر گيرنده ارزيابي‌هاي مناسب شغلي يا آزمايش مهارت‌ها باشد.

§        سياست گزينش استخدامي را امتحان كنيد.

 

- استفاده از برگه‌هاي استخدامي مؤثر و كارآمد

§        چگونگي استفاده از برگه‌هاي استخدامي

-    همه متقاضيان دعوت شده به شركت بايد برگه‌هاي استخدامي را تكميل نمايند، چرا كه اين برگه‌ها در روند استخدامي نقش مهمي را ايفا مي‌نمايند.

§        دليل اهميت برگه‌هاي استخدامي

-    برگه‌هاي استخدامي اولين سندي هستند كه متقاضيان براي شرايط مورد نظر شركت، تكميل مي‌كنند.

-                    متقاضيان قادر به پنهان كردن بي‌سوادي خود نيستند.

-                    ناتواني چون ضعف خواندن و نوشتن آشكار خواهد شد.

§        متغيرهايي براي يافتن

- اختلاف عميق در استخدام

- تغييرات متناوب شغلي

- تغييرات متناوب در مسير موقعيت‌هاي شغلي

- برگه‌هاي استخدامي ناقص و نامرتب

§        امتحان كردن برگه‌هاي استخدامي

 

- اجراي گزينش پيش از استخدام

بهترين رويه حرفه‌اي مورد استفاده براي دريافت اطلاعات راجع به متقاضيان قبل از تصميم‌گيري در مورد استخدام آنها تا حد ممكن، اجراي گزينش پيش از استخدامي در مورد كاركنان بالقوه است.

§        آزمايش مواد مخدر و مشروبات الكلي

§        آزمون شايستگي و مهارت

§        بكارگيري سؤالاتي در مورد:

- ارزشيابي سوابق

- مصاحبه‌هاي تلفني

- مصاحبه‌هاي شخصي

 

- تنظيم گزارش كنترل پيشينه

§        ارزشيابي پيشينه

§  در خواست گزارش‌هاي استاندارد كنترل پيشينه نوعاً گزارش‌هايي همانند، براي همه كاركنان جديد و يا ويژه براي يك گونه شغلي

§        امتحان كردن فرم‌هاي پذيرش

 

- مقايسه نتايج با سياست استاندارد

§  يك شركت بايد سياست استانداردي در ارتباط با ملزومات پيش از استخدام و دريافت نتايج داشته باشد. بايد تنها اطلاعات ضروري براي ارزيابي توانايي مقتضيات شغلي خواسته شود. پس از دريافت اطلاعات در رابطه با سابقه كيفري، سابقه شغلي، گواهينامه‌ها، سابقه رانندگي، يا آدرس‌هاي پيشين و غيره، يك شركت بايد خط مش‌هايي در اختيار داشته باشد كه مشخص سازد چه نوع  پيشينه‌اي، متقاضي را براي استخدام نامناسب مي‌سازد.

§        فرم‌ها را امتحان كنيد.

- اقدام معكوس

§  به متقاضي اطلاع دهيد كه بر اساس اطلاعات ارائه شده در يك گزارش، دليلي براي استخدام نكردن او وجود دارد.

§  به متقاضي فرصت دهيد تا اطلاعات نادرست كشف شده در بررسي مقدماتي پيشينه را تصحيح كند و تضمين كنيد كه تصميم كارفرما بر اساس اطلاعات واقعي خواهد بود.

§        فرم‌ها را امتحان كنيد.

 

مراحل استخدام در وزارت امور خارجه امریکا[4]

1- شناساسي شغل دلخواه

2- بررسي آگهي‌هاي استخدام دولتي

3- رعايت دقيق دستورالعمل برگه‌هاي استخدامي

4- دريافت نتيجه ارزيابي برگه‌ استخدامي خودتان

5- مصاحبه استخدامي

6- بررسي پيشينه

1- شناسايي شغل دلخواه

شما بايد براي پست‌‌هايي كه احتياج به يك يا چند نفر نيروي كار دارند، فرم آگهي استخدامي درخواست نماييد. از آنجا كه فهرست پست‌هاي خالي هر دو هفته يا بيشتر تغيير مي‌يابند، بهتر است كه همين امروز فهرست پست‌هاي خالي را در وب سايت ما مشاهده كنيد. اطلاعات لازم در مورد برنامه‌هاي استخدامي گسترده و تخصصي دولتي، همچون دستياران برنامه آموزشي امنيت ملي و كارورزان مديريت رياست جمهوري در وب سايت مشاغل ايالات متحده موجود هستند.

2- بررسي آگهي‌هاي استخدام دولتي

در فهرست پست‌هاي خالي بر روي عنوان شغلي مورد علاقه خود كليك كنيد. در واقع شغلي را انتخاب كنيد كه با علايق، مهارت‌ها، و تجربيات شما مطابقت داشته باشد. اعلاميه‌ پست‌هاي خالي در مورد وظايف ويژه، شرايط مورد نياز، عوامل رتبه‌بندي، فرم‌هاي درخواست و رويه‌هاي استخدامي، اطلاعاتي را در اختيار شما قرار مي‌دهد. با گرفتن پرينت از سايت مشاغل ايالات متحده مي‌توانيد رونوشت اعلاميه پست‌هاي خالي را تكميل كنيد.

3- رعايت دقيق دستورالعمل برگه‌هاي استخدامي

دستورالعمل‌ها و مدارك مورد نياز براي درخواست كار، از اعلاميه‌ ديگر متفاوت است. درخواست كار براي بسياري از مشاغل مشتمل بر خلاصه سوابق يا برگه استخدامي يا هر شكل مكتوبي است كه انتخاب مي‌كنيد اما بهر حال اين مدارك بايد دربر دارنده اطلاعات مورد نياز اعلاميه استخدامي باشد. براي مشاغلي كه نيروي كار آن از طريق روند اتوماتيك تأمين مي‌شود، بايستي خلاصه سوابق و ديگر فرم‌هاي تخصصي را تحويل دهيد. مشاغلي كه داراي شرايط خاص هستند ممكن است نيازمند رونوشت مدارك و گواهينامه‌ها باشند. از اين‌رو لازم است كه دستورالعمل برگه‌هاي استخدامي كه براي آنها درخواست نموده‌ايد را به دقت دنبال كنيد.

4- دريافت نتيجه ارزيابي برگه استخدامي خودتان

درخواست استخدامي شما مورد بازبيني قرار خواهد گرفت تا مشخص شود كه آيا شرايط مورد نياز تجربي و يا تحصيلي، شغل مورد نياز را داريد يا خير. اگر شرايط اساسي مورد نياز شغل مورد نظر را داشتيد. مدارك، همراه با درخواست شما براي استخدام مورد ارزيابي قرار مي‌گيرند تا بر اساس معيارهاي مرتبط شغلي، بهترين متقاضي واجد شرايط مشخص شود. رويه‌هاي ارزيابي متغيرند و در هر اعلاميه مشخص مي‌شوند. در همه موارد، ارزيابي بر اساس مداركي است كه در ابتدا براي استخدام ارائه شده است.

5- مصاحبه استخدامي

اسامي و برگه‌هاي استخدامي متقاضيان عالي‌‌رتبه به ناظر يا مسئولان گزينش ارجاع داده مي‌شود. پس از آن ممكن است با متقاضي به صورت تلفني و يا حضوري، مصاحبه شود. در موارد معدود، ممكن است تصميم‌گيري در مورد استخدام صرفاً بر اساس مدارك ارائه شده باشد. رويه‌هاي گزينش منطبق با قوانين خدمات مدني فدرال هستند، كه تضمين مي‌كنند همه متقاضيان در روند استخدام از برخورد برابر و منصفانه برخوردار شوند.

6- بررسي پيشينه

تقريباً همه پست‌هاي خدمات دولتي در وزارت خارجه ايالات متحده مستلزم حداقل يك تأييديه امنيتي محرمانه هستند. روند اخذ اين تأييديه، عواملي چون ثبت‌نام براي خدمات اختياري را در نظر دارد. سستي در بازپرداخت وام دانشجويي تضميني دولت آمريكا؛ مسائل اعتباري يا ورشكستگي؛ سستي در پرداخت ماليات؛ سوابق ناخوشايند كاري؛ نقض قانون؛ استفاده نامناسب از الكل و مواد مخدر، و اخراج از نيروهاي مسلح، مسائلي هستند كه در اين روند در نظر گرفته مي‌شوند. اين بررسي‌ها كه بين دو تا چهار ماه به طول مي‌انجامند مشتمل بر تحقيقات در محل زندگي كنوني و قبلي، و پرسش از ناظران و همكاران متقاضي است. در برخي موارد با توجه به سرشت كار، ممكن است شما تا زمان تكميل روند اخذ تأييديه امنيتي، به صورت موقت كار خود را آغاز كنيد.

 

«نمونه‌ها»

مقالات متعدد در اين قسمت در واقع بخشي از نمونه عملكرد سازمان‌ها، مؤسسات، شركت‌ها و … دولتي و غيردولتي در زمينه انجام گزينش كاركنان و نيروي انساني مورد نياز است.

هر يك از اين نمونه‌ها بنا به فراخور شرايط شغلي و ميزان توانايي و تخصص و… كاركنان به ملاك‌هاي مشترك يا اختصاصي در جذب افراد توجه دارند كه مطالعه آن خالي از فايده نيست.

مطالعه اين بخش شما خواننده گرامي را با روند، مراحل، ملاكها و شيوه‌هاي گزينش آشنا مي‌كند كه در بخش عمده‌اي از كشورها بخصوص آمريكا كه در يك مقطع زماني خواستار حذف سيستم گزينش در ايران بود، مورد تأكيد است و با وسواس و دقت عمل مي‌شود .

 

1- استخدام ، مصاحبه و گزينش كاركنان در سازمان Head Start[5]

سازمان “ هداستارت “ ناحيه “ لٍين “ كارفرمايي است كه فرصت هاي برابر استخدامي را رعايت مي كند . اين سازمان قائل به تبعيض بر پايه نژاد ، سن ،‌ جنسيت ،‌ وضعيت تأهل ،‌ معلوليت جسمي يا ذهني ، ريشه ملي ، گرايشات مذهبي ، يا گرايشات جنسي نيست .

ارزيابي پيشينه متقاضيان براي استخدام به شكل هاي مختلفي صورت مي گيرد . همه متقاضيان واجد شرايط ، براي پست هاي خالي در نظر گرفته مي شوند . در مواردي كه متقاضيان داراي شايستگي هاي برابري هستند ، اولويت استخدامي به كساني داده مي شود كه در حال حاضر يا در گذشته در اين پست فعاليت داشته اند .

روند استخدامي

1ـ مدير از طريق پست الكترونيك ، پست هاي خالي را به اطلاع اداره منابع انساني مي رساند . در مورد وضعيت رسته پست هاي خالي تصميم گيري مي شود .

2ـ اداره منابع انساني ، در محل هاي مناسب از قبيل روزنامه هاي محلي ،‌ ادارات ، كاريابي براي دانش آموزان و وب سايت ها ، آگهي هاي استخدامي را درج مي نمايد . آگهي هاي استخدامي ممكن است تنها در داخل سازمان و يا بصورت هم زمان در خارج سازمان نيز اعلام شوند. بهرحال بايد اين كار به گونه اي صورت گيرد كه افراد واجد شرايط ،‌ به اين آگهي ها دسترسي داشته باشند.

3ـ در اين آگهي هاي استخدامي ، پست هاي خالي ،‌آخرين مهلت درخواست كار ، حقوق و مزايا، روند ارائه درخواست كار و دريافت اطلاعات اضافي عنوان مي شود.

4ـ برگه هاي استخدامي به اداره منابع انساني ارسال مي شوند.

5ـ اداره منابع انساني ، داده ها را وارد بانك اطلاعاتي متقاضيان مي كند و به ارزيابي اين داده ها مي پردازد.

روند گزينش متقاضيان

1ـاز همه متقاضياني كه برگه درخواست كار را پيش از پايان مهلت مقرر ارسال نموده اند ، گزينش بعمل مي آيد. متقاضياني كه تنها برگه خلاصه سوابق خود را ارسال مي نمايند ، مورد ملاحظه قرار نمي گيرند . البته در اين زمينه متقاضيان داخلي استثنا هستند .

2ـ اداره منابع انساني به گزينش متقاضياني كه داراي معيار فوق هستند ، مي پردازد . اين روند در مرحله مقدماتي شامل بررسي تكميل برگه هاي استخدامي و حداقل شرايط لازم با توجه به توصيف شغلي است .

3ـ براي متقاضياني كه داراي حداقل شرايط شغل مربوطه نيستند، نامه تشكر آميز ارسال مي شود. مدارك اين دسته از متقاضيان به مدت يك سال در پرونده غيراستخدامي جاي مي گيرد . در اين نامه عنوان مي شود كه اگر متقاضي خواهان اشتغال در پست ديگري است كه حائز شرايط آن مي باشد بايد براي به جريان انداختن مجدد برگه استخدامي خود ، طي سال جاري با اداره منابع انساني تماس بگيرد .

4ـ در مرحله دوم گزينش ، مدير برنامه به ارزيابي ارتباط مدرك تحصيلي و تجربه متقاضيان، مي پردازد و شايسته ترين آن ها را بر مي گزيند . در صورت نياز به اطلاعات تكميلي در مورد متقاضيان ، چنين اطلاعاتي براي گزينش شايسته ترين آن ها مورد استفاده قرار مي گيرد .

5 ـ در اين مرحله براي برخي متقاضيان مصاحبه در نظر گرفته مي شود . اسامي اين دسته از متقاضيان به قسمت مربوطه ارسال مي گردد تا ترتيبات لازم براي مصاحبه اتخاذ گردد .

6ـ پرونده متقاضياني كه از آن ها مصاحبه نمي شود تا پايان روند استخدامي ، به قسمت مربوطه ارسال مي شود .

كميته استخدامي و روند مصاحبه

1ـ مدير قسمتي كه داراي پست خالي است ، رياست كميته استخدامي را برعهده مي گيرد . در مواردي كه چند پست خالي وجود دارد ،  يكي از اين مديران به رياست كميته انتخاب مي شود . رئيس كميته استخدامي و مشاور منابع انساني در مورد تعداد متقاضيان مورد نظر براي مصاحبه، تصميم گيري مي كند.

2ـ رئيس كميته استخدامي براي تشكيل اين كميته با اداره منابع انساني همكاري مي كند . كميته استخدامي مشتمل بر سه تا پنج نفر از افراد ذيل است :

1ـ رئيس كميته ( كه بايد مدير يا مشاور برنامه باشد )

2ـ‌حداقل يكي از مسئولان بلند پايه سازمان

3ـ‌ديگر افراد منصوب يا نمايندگان . تلاش مي شود كه حداقل يكي از كاركنان واحد مربوطه در اين كميته گنجانده شود .

  مراحل پيش از آغاز مصاحبه

1ـ دستيار منابع انساني ، برنامه زماني و مجموعه مطالب مصاحبه را آماده مي كند و اتاق مصاحبه را مهيا مي سازد .

2ـ مجموعه مطالب مصاحبه مشتمل بر توصيف شغلي ، برگه هاي ارزشيابي ،‌سؤالات و ديگر موارد تكميلي مورد نياز است .

3ـ‌اداره منابع انساني بر محرمانه بودن دستورات كميته ، مستلزمات شغلي مربوطه ، مناسب بودن سؤالات مصاحبه و راهبردهاي رتبه بندي نفرات نظارت مي كند .

4ـ براي ارزيابي توصيف شغلي ، برگه هاي استخدامي و اطلاعات مكتوب ، زمان مناسبي در اختيار كميته قرار مي گيرد .

5ـ مصاحبه صورت ميگيرد ، كميته به ارزيابي نتايج و اولويت بندي متقاضيان مي پردازد . امتيازهاي داده شده برروي برگه هاي ارزيابي نوشته مي شوند .

روند گزينش كاركنان

1ـ پيشنهادات استخدامي كميته مصاحبه توسط مشاور منابع انساني، مورد ارزيابي و تأييد قرار مي گيرد .

2ـ اداره منابع انساني تضمين مي نمايد كه در هر پيشنهاد استخدامي ، حداقل به يك معرف فردي و يك هدف استخدامي مراجعه شده باشد .

3ـ مدير اجرايي يا فرد منصوب از طرف او ، فهرست تهیه شده از متقاضيان پيشنهادي را تأييد مي كند .

4ـ بر اساس معيار و سياست هاي فعلي حقوق و مزايا ، در مورد حقوق و مزاياي كاركنان جديد تصميم گيري مي شود .

5ـ مشاور منابع انساني يا فرد منصوب از طرف او، كارمند جديد را با پست پيشنهادي آشنا مي كند. در صورت پذيرش کارمند جديد برای انجام امور اداری، ترتيبات لازم اتخاذ مي شود . به كارمند جديد در مورد مستلزمات شغلي مانند عدم سوء‌ پيشينه ، تأييدیه مدارك ، مدارك تحصيلي ، ارزيابي سلامتي و غيره اطلاعات لازم داده مي شود . همچنين کارمند جديد از استخدام خود که منوط به تأييد شوراي سياستگذاري است، مطلع می شود.

6ـ با همه متقاضياني كه مصاحبه شده اند اما براي استخدام انتخاب نشده اند ، تماس گرفته مي شود و نتيجه روند گزينش به آنها اطلاع داده مي شود . مدارك اين دسته از متقاضيان به مدت يكسال از تاريخ پذيرش ، در پرونده غير استخدامي گنجانده مي شود .

7ـدر روند امور اداري كارمند جديد ، همه مدارك استخدامي مورد نياز تكميل  و اطلاعات لازم ارائه مي شوند . در اين مرحله ممكن است آموزش هاي تكميلي ارائه گردد و به مدير كارمند جديد، اطلاعات لازم منتقل مي شود .

8ـ از طريق اداره كارگزيني ، كارهاي مالي كارمند جديد پي گيري مي شود .

 

2- وزارت امور خارجه امريكا، مأمور سرويس خارجي[6]

مراحل گزينش

1- ثبت‌نام براي آزمون كتبي

2- انتخاب مسير شغلي

3- شركت در آزمون كتبي

4- ارزيابي شفاهي

5- زبان‌هاي خارجي

6- بررسي پيشينه

7- تأييديه پزشكي

8- آمادگي خدمت در سراسر جهان

9- متقاضيان ناتوان

10- بررسي نهايي

11- رتبه‌بندي در فهرست واجدين شرايط استخدام

 

1- ثبت‌نام براي آزمون كتبي

اولين مرحله استخدام مامور سرويس خارجي، شركت در آزمون كتبي است كه سالي يك بار در بهار برگزار مي‌شود. اين آزمون دانش شما را از موضوعات مورد نياز براي اجراي وظايف مأمور سرويس خارجي مورد سنجش قرار مي‌دهد. در حوزه‌هاي متعددي چون حكومت آمريكا، روانشناسي، فرهنگ آمريكا، مديريت و امور مالي سؤالات چند گزينه‌اي طرح خواهد شد. اين آزمون مشتمل بر بخش كاربرد زبان انگليسي، زندگي‌نامه فهرست‌بندي شده و يك تمرين مقاله است. شركت‌كنندگان در آزمون بايد تابعيت ايالات متحده را داشته باشند، سن آنها بين 20 تا 59 سا ل باشد و آمادگي خدمت در سراسر جهان را داشته باشند. شما مي‌توانيد محل آزمون را از بين صدها محل برگزاري آن در سراسر جهان انتخاب كنيد.

2- انتخاب مسير شغلي

مأموران سرويس خارجي همه در يك گروه كلي قرار مي‌گيرند، اما همه مأموران در يكي از 5 خط سير شغلي يعني مديريت، كنسولي، اقتصادي، سياسي و ديپلماسي عمومي قرار مي‌گيرند. اين يك تصميم مهم است و متقاضيان بايد به دقت، قبل از انتخاب خط سير حرفه‌اي و در هنگام ثبت‌نام براي آزمون، اطلاعات لازم را كسب نمايند. متقاضيان موفق در مرحله دوم يعني ارزيابي شفاهي، به خط سير شغلي انتخابي خود مراجعه مي‌كنند. استخدام بر اساس نيازهاي هر يك از پنج خط سير شغلي است و متقاضيان در خط سير شغلي خود با يكديگر به رقابت مي‌پردازند.

در مرحله دوم: نمره كتبي ارزيابي شفاهي، وضعيت نسبي آنها را در ثبت‌نام خط سير شغلي مشخص مي‌كند. در سال 2003 وزارت خارجه آمريكا براي استخدام 96 كارمند مديريت، 101 كارمند كنسولي، 100 كارمند اقتصادي، 106 كارمند سياسي و 112 كارمند ديپلماسي عمومي برنامه‌ريزي كرد. آزمون كتبي مشتمل بر دانش شغلي از هر يك از اين خط سيرهاي حرفه‌اي است، اما به طور ويژه در حوزه خاصي به ارزيابي نمي‌پردازد.

 

3- شركت در آزمون كتبي

پس از ثبت‌نام در آزمون، مكان و زمان دقيق آزمون به اطلاع شما مي‌رسد و كارت پذيرش را دريافت مي‌كنيد. كارت پذيرش را در محل آزمون بايد به همراه داشته باشيد. روند مقدماتي و آزمون، يك روز كامل طول مي‌كشد. ممكن است شما به خاطر امتحان عصبي شويد، ولي اين اتفاق طبيعي و كاملاً قابل درك است. زماني كه شما در مورد آن فكر مي‌كنيد، چيزي براي از دست دادن نداريد و بايد چيزي بدست آوريد. دو روز قبل از آزمون، راهنماي مطالعه را، در صورتي كه سفارش آن را داده باشيد، براي آخرين بار بازبيني كنيد. يك روز قبل از امتحان به استراحت و تفريح بپردازيد و ذهن خود را از امتحان دور كنيد و بكوشيد شب قبل از امتحان خوب بخوابيد. زماني كه به جلسه آزمون مي‌رويد، اطمينان حاصل كنيد كه كارت پذيرش، يك خودكار سياه، چند مداد شماره 2 و كارت شناسايي معتبر همچون كارت شناسايي عكس‌دار يا گواهينامه رانندگي عكس‌دار به همراه داشته باشيد.

4- ارزيابي شفاهي

ارزيابي شفاهي سرويس خارجي، مجموعه تمريناتي است كه طي يك روز، دانش، مهارت‌ها، توانايي‌ها و خصوصيات فردي مورد نياز اساسي اجراي كار سرويس خارجي را مورد آزمون قرار مي‌دهد. ارزيابي شفاهي، مطالعات موردي مديريتي را نيز دربر مي‌گيرد. اين قسمت، اهميت روبه افزايش وزارت خارجه براي تحليل كمي و مديريت منابع را منعكس مي‌كند.

5- زبان‌هاي خارجي

براي پيوستن به سرويس خارجي، دانستن هيچ زبان خارجي مورد نياز نيست. با اين وجود، وزرات خارجه آمريكا از متقاضياني كه يك يا چند زبان خارجي را خوب مي‌دانند، استقبال مي‌كند. كساني كه ارزيابي شفاهي را پشت سر مي‌گذارند، مي‌توانند با گذراندن يك آزمون زبان در زبان‌هاي خارجي مورد استفاده وزارت خارجه، رتبه خود را در فهرست واجدين شرايط استخدام، بالا ببرند. مؤسسه خدمات زبان وزارت خارجه از طريق تلفن آزمون را برگزار مي‌كند.

6- بررسي پيشينه

از متقاضياني كه در ارزيابي شفاهي موفق هستند، خواسته مي‌شود كه فرم‌هاي تأييديه امنيتي كه مورد نياز وزارت خارجه براي استخدام است را تحويل دهند. روند تأييديه عوامل زير را در نظر مي‌گيرد:

ثبت‌نام براي خدمت اختياري؛ سستي در بازپرداخت وام دانشجويي تضميني دولت آمريكا؛ مشكل سابقه اعتباري يا ورشكسيتگي؛ سستي در پرداخت ماليات؛ سوابق ناخوشايند شغلي؛ نقض قانون؛ استفاده نامناسب از الكل و مواد مخدر؛ سوابق كيفري؛ مسافرت‌هاي گسترده؛ تحصيلات؛ اشتغال يا سكونت در خارج از كشور؛ تابعيت دوگانه؛ تماس‌هاي خارجي؛ داشتن اعضاي درجه اول خانواده يا خويشاونداني كه تابعيت آمريكا را ندارند يا متولد يك همسر خارجي هستند؛ اخراج از نيروهاي مسلح.

وزارت خارجه آمريكا در مورد هر يك از متقاضيان به بررسي پيشينه مي‌پردازند تا صلاحيت آنها براي تأييديه امنيتي مشخص شود. اين بررسي، مصاحبه با ناظران و همكاران كنوني و گذشته را دربر مي‌گيرد.متقاضياني كه تأييديه امنيتي را دريافت نمي‌كنند، براي استخدام نامناسب هستند. متقاضيان بالقوه كه با داشتن مسائل جدي، قادر به دريافت تأييديه امنيتي نيستند: بايد در مورد اين احتمال قبل از آغاز اين روند مي‌انديشيدند. اين بررسي‌ها توسط وزارت خارجه با همكاري ديگر سازمان‌هاي فدرال، ايالتي و محلي صورت مي‌گيرد.

7- تأييديه پزشكي

آمادگي براي خدمت در سراسر جهان، بوسيله اظهارتمايل خدمت در همه جا و روند تأييديه پزشكي مشخص مي‌شود. قبل از انتصاب در وزارت خارجه، سوابق پزشكي و آزمايش جامع جسماني متقاضي بايد بطور كامل ارزيابي شود تا تناسب وي براي خدمت در پست‌هاي مختلف وزارت خارجه در سراسر جهان مشخص شود. بسياري از اين پست‌ها در مناطقي واقع شده‌اند كه يا از حمايت‌هاي پزشكي دور هستند و يا داراي منابع ضعيفي هستند. از اين‌رو، هر متقاضي بايد از استانداردهاي تناسب پزشكي برخوردار باشد. اين استانداردها در مقايسه با بسياري از حرفه‌ها با دقت بيشتري مورد نظر قرار مي‌گيرد و از ضرورت زيادي برخوردار است. ممكن است متقاضياني كه شرايط پزشكي خود را در شرايط فعلي با موفقيت، مديريت مي‌كنند نيز در تناسب با اين استاندارها، از استخدام باز بمانند.

اين افراد بايد پيش از هرگونه پيشنهاد نهايي استخدام، آزمايشات كامل پزشكي مركز خدمات درماني وزارت‌خانه را پشت سر گذارند و آمادگي آنها براي اعزام به هرنقطه جهان مشخص شود. متقاضياني كه نتوانند تأييديه پزشكي را دريافت كنند، براي استخدام در وزارت خارجه نامناسب تشخيص داده خواهند شد. تعيين وضعيت پزشكي متقاضيان بر اساس ارزيابي فردي از وضعيت هر متقاضي با توجه به شرايط و سوابق خاص پزشكي او است.

همه متقاضيان بالقوه، بخصوص كساني كه داراي وضعيت شناخته شده پزشكي هستند، بايد از اين احتمال آگاهي يابند كه در صورت تشخيص اداره خدمات درماني وضعيت آنها نيازمند نظارت و مراقبت متداوم است، به گونه‌اي كه امكانات لازم در سراسر جهان وجود ندارد و يا در مناطق خاصي احتمال خطرات پزشكي قابل توجهي براي آنها وجود دارد و يا امكان مراقبت ويژه براي انها در تمام پست‌ها وجود ندارد يا داراي علايم بيماري مرگ‌آور هستند و يا شرايط پزشكي شناخته شده‌اي دارند كه نيازمند متخصص و مراقبت پزشكي است، قادر به دريافت تأييديه پزشكي نخواهند بود. برخي خصوصيات دور افتاده‌ترين پست‌ها عبارتند از:

§ خدمات ضعيف درماني بخاطر منابع نامناسب درماني – مشتمل بر منابع مادي و يا كاركنان پزشكي و يا پرستاري

§ غيربهداشتي بودن بخاطر نبود زير ساختار بهداشت عمومي و در نتيجه نبود آب قابل ذخيره يا سيستم فاضلاب

§ شروع بيماري‌هاي مسري و قابل انتقال

§ در انزوا بودن بواسطه فقدان الكتريسيته كافي اتكا يا خطوط ارتباطي (از قبيل خطوط حمل ونقل، خدمات مخابراتي، سيستم نامه‌رساني و غيره)

§ نبود امنيت

§ وجود اضطراب

§ محيط زيست آلوده بخاطر كثافت، گرد و غبار و ديگر آلاينده‌هاي جوي

بعد از دريافت پيشنهاد مشروط كار، دستورالعمل‌هايي در مورد آزمايش‌هاي جسماني در اختيار متقاضي قرار مي‌گيرد كه مستلزمات دقيق وزارت خارجه را مشخص مي‌نمايد. وزارت خارجه اجازه دارد كه هزينه تهيه اين آزمايشات را بپردازد. بهرحال متقاضياني كه در شعاع پنجاه مايل واشنگتن زندگي مي‌كنند، بايد آزمايش پزشكي را در كلينيك آزمايش مركز خدمات درماني پشت‌سر گذارند.

در حالي كه خود متقاضي از لحاظ درماني بايد آمادگي خدمت در سراسر جهان را داشته باشد، وزارت خارجه آمريكا شرايط پزشكي اعضاي خانواده واجدين شرايط را، در مرحله استخدامي در نظر نمي‌گيرد. با اين وجود، وزارت‌خانه به تأييديه پزشكي اعضاي خانواده كارمندان خود، قبل از اعزام به خارج كشور براي همراهي با كارمند در مأموريت، نيازمند است. نتيجه اين سياست اين است كه كارمنداني كه اعضاي خانواده‌شان داراي مشكلات پزشكي هستند، ممكن است به پست‌هايي اعزام شوند كه اعضاي خانواده‌شان قادر به همراهي با آنها نباشند. ما قوياً به متقاضيان توصيه مي‌كنيم كه در پي‌گيري روند استخدام در وزارت خارجه اين وضعيت را در نظر بگيرند. اين توصيه به خصوص شامل حال كساني است كه شرايط پزشكي يك عضو خانواده‌شان ممكن است در نهايت سلامت آنها را نيز به مخاطره اندازد.

در صورت درخواست متقاضي، مدير كل سرويس خارجي يا فرد منصوب از طرف او، وضعيت متقاضي را كه آمادگي خدمت در سراسر جهان را ندارد، مورد بررسي قرار خواهد داد. اين بررسي مشخص خواهد كرد كه آيا انتصاب متقاضي عليرغم آماده نبودن وي براي خدمت در سراسر جهان، در قالب منافع وزارت‌خانه هست يا خير بهرحال تعداد كساني كه از خدمت در سراسر جهان انصراف مي‌دهند، كم است.

8- آمادگي خدمت در سراسر جهان

آمادگي خدمت در سراسر جهان دربرگيرنده اظهار تمايل براي خدمت در هر نقطه جهان و موضوع كيفيت پزشكي براي انجام آن است. آمادگي و كيفيت پزشكي، لوازم اساسي استخدام در سرويس خارجي است. بدون در نظر داشتن مسئول آزمايشات تأييديه پزشكي، اداره خدمات درماني وزارت‌خانه مشخص مي‌كند كه آيا متقاضي از لحاظ درماني شايسته اعزام به همه پست‌هاي وزارت‌خانه در سراسر جهان هست يا خير.

ممكن است يك متقاضي به صورت مؤثري وضعيت مزمن درماني خود را در داخل ايالات متحده يا در مناطق خاصي در خارج آمريكا كنترل نمايد، اما اداره خدمات درماني به خوبي تشخيص دهد كه وي آمادگي پزشكي خدمت در سراسر جهان را ندارد. چنين تأييديه‌اي ممكن است تنها براي متقاضياني صادر شود كه طبق تشخيص اداره خدمات درماني آمادگي خدمت در پست‌هاي دورافتاده و كم امكانات خارج از كشور را دارند.

چنين پستي ممكن است داراي خصوصياتي از قبيل محدوديت و يا قابل اتكا نبودن سرويس هوايي داخل و خارج كشور، ارتباطات غيرقابل اتكاي مخابراتي و اينترنتي، و يا سيستم غيرقابل اتكاي نامه‌رساني باشد. هر كدام از اين محدوديت‌ها ممكن است تأثير بسيار ناخوشايندي بر تدارك و عرضه خدمات درماني موردنياز و يا ارائه به موقع خدمات درماني شود. زير ساختارهاي ديگر نيز در چنين پستي ممكن است نامناسب باشد. ممكن است داراي سيستم ضعيف بهداشتي عمومي، انتقال ضعيف زباله، الكتريسيته غيرقابل اتكا و فاقدآب قابل ذخيره باشد. ممكن است بيماري‌هاي مسري و قابل انتقال، از قبيل: مالاريا، تب مالت، حصبه، سل، هاري و بيماري معده و روده در آنجا شايع باشد.ممكن است پست مربوطه در نزديكي هيچ واحد درماني يا تسهيلات درماني نباشد. ممكن است به عنوان مثال، اتاق اورژانس كاملاً نامناسب باشد و فاقد دستگاه تنفس مصنوعي، امكانات عكس‌برداري و غيره باشد. اغلب اوقات هيچ بانك خون يا تداركات درماني در نزديكي پست وجود ندارد. بخاطر بي‌ثباتي سياسي، ممكن است دغدغه‌هاي امنيتي نيز وجود داشته باشد.

متقاضيان بايد آگاه باشند كه تعداد اين پست‌ها معدود و محدود به مناطق خاص جغرافيايي نيست. بعلاوه پست‌هاي متعددي نيز – براي مثال در اروپا و آسيا – وجود دارند كه شرايط آنها در ظاهر شبيه ايالات متحده است. اما به هر حال بايستي اقدامات پيش‌گيرانه را در نظر داشت.

به دليل وجود اين شرايط، سطح اضطراب در ميان كاركنان ممكن است بسيار بالا باشد. با در نظر گرفتن اين دغدغه‌ها، وزارت خارجه تنها كساني را به اين پست‌ها اعزام مي‌دارد كه مشكلات پزشكي نداشته باشند. وزارت خارجه نمي‌تواند بدون داشتن چنين تأييديه‌اي، كارمند جديدي را استخدام نمايد.

9- متقاضيان ناتوان

وزارت خارجه آمريكا در جريان روند استخدام براي متقاضيان ناتوان سرويس خارجي، تسهيلات قابل قبولي ارائه مي‌كند. اداره روابط پرسنلي براي متقاضيان واجد شرايط كه نيازمند محل اقامت در هنگام استخدام هستند، تسهيلات قابل قبولي تأمين مي‌نمايد. به منظور قرار گرفتن در فهرست واجدين شرايط، يك متقاضي بايد همه مستلزمات استخدام در سرويس خارجي را در اختيار داشته باشد. اين مستلزمات شامل دريافت تأييديه پزشكي از اداره خدمات درماني يا برگه انصراف از خدمت در سراسر جهان از مدير كل يا فرد منصوب وي است.

10- بررسي نهايي

پس از تكميل بررسي پيشينه، كميته بررسي نهايي به منظور تعيين صلاحيت متقاضي براي استخدام در سرويس خارجي، پرونده كامل را بررسي خواهد كرد.

دستيابي به اهداف سياست خارجي ايالات متحده به صورت اساسي به اعتماد عامه مردم (هم آمريكايي و هم خارجي) به افراد منتخب براي خدمت در سرويس خارجي بستگي دارد. از اين‌رو وزارت خارجه آمريكا براي كاركنانش به عالي‌ترين استانداردهاي كرداري؛ به خصوص ويژگي‌هايي چون درجه عالي صداقت، اعتماد و تدبير نيازمند است. كارمندان بايد چنين استانداردهايي را براي هميشه در اختيار داشته باشند. هدف بررسي نهايي نيز اين است كه با توجه به سوابق كلي متقاضي مشخص كند كه آيا متقاضي صلاحيت نمايندگي ايالات متحده را دارد. كميته بررسي نهايي در اين مرحله اجازه پايان دادن به روند استخدامي متقاضيان را نيز دارد. كميته بررسي نهايي در ارزيابي صلاحيت متقاضي، عوامل زير را مورد لحاظ قرار مي‌دهد:

§ عملكرد نامناسب پيش از استخدام، مشتمل بر عملكرد ضعيف يا ناتواني در تعامل مؤثر با ديگران

§ عملكرد كيفري، رسوايي، يا بي‌اعتباري

§ ارائه تصوير خلاف واقع، مشتمل بر فريب و تقلب در روند درخواست استخدام

§ استفاده مكرر و عادت‌آميز و افراط در نوشيدني‌هاي مست‌كننده كه توانايي فرد براي اجراي وظايف و مسووليت‌هايش را تحت تأثير قرار مي‌دهد.

§ قاچاق و يا سوءاستفاده از مواد مخدر يا مواد كنترل شده

§ ترديد منطقي در مورد وفاداري به دولت ايالات متحده

§ رفتاري كه آشكارا نشان‌دهنده قوه تشخيص ضعيف  يا فقدان بصيرت در نزد متقاضي باشد. چرا كه اين نقايص به صورت قابل توجهي توانايي فرد يا سازمان را براي انجام مأموريت يا مسووليت‌هايش تحت تأثير قرار مي‌دهد.

§ مسووليت ناشناسي مالي، مشتمل بر سابقه رعايت نكردن الزامات مالي يا ناتواني در بازپرداخت بدهي‌ها معمول‌ترين زمينه تشخيص عدم صلاحيت، سابقه جديد در استفاده نامناسب از الكل يا مواد مخدر و تخلف در بازپرداخت بدهي يا ديگر شواهد مسووليت ناشناسي مالي است. متقاضياني كه پرونده آنها نشان‌دهنده چنين مسائلي است، احتمال تأييد صلاحيت آنها براي استخدام در سرويس خارجي وجود ندارد. متقاضيان بالقوه بايد پيش از آغاز روند درخواست استخدام در مورد چنين عوامل مؤثر بر تعيين صلاحيت و احتمال اخذ تصميم مثبت از كميته بررسي نهايي بينديشند.

11- رتبه‌بندي در فهرست واجدين شرايط استخدام

اسامي متقاضياني كه در ارزيابي شفاهي موفق هستند، بر اساس خط سير حرفه‌اي كه انتخاب نموده‌اند و نمره‌اي كه دريافت كرده‌اند، در فهرست رتبه‌بندي متقاضيان واجد شرايط قرار مي‌گيرد. ممكن است با لحاظ اولويت دارندگان تجربه و يا مهارت در يك زبان خارجي كه توسط وزارت‌خانه از طريق ارزيابي تلفني مشخص مي‌شود، رتبه يك متقاضي بالا رود. در صورتي كه امكان استخدام وجود داشته باشد، ممكن است متقاضي بدون آنكه در انتظار ثبت‌نام باقي بماند، فوراً با پيشنهاد استخدام مواجه شود. رتبه‌بندي در فهرست متقاضيان واجد شرايط ضرورتاً به معناي استخدام نيست – استخدام به نيازهاي سرويس خارجي بستگي دارد. در سال 2003، وزارت خارجه براي استخدام 514 مأمور جديد با رتبه پايين، برنامه‌ريزي نمود.

 

3- وزارت خارجه آمريكا، كارشناس سرويس خارجي[7]

مراحل استخدام

1- تحويل برگه استخدامي

2- بررسي مقدماتي

3- جلسه ارزيابي شرايط

4- ارزيابي گفتاري

5- فهرست پذيرفته‌شدگان واجد شرايط

6- تأييديه پزشكي

7- بررسي پيشينه

8-آمادگي خدمت در سراسر جهان

9- متقاضيان ناتوان

10- بررسي نهايي

11- تعيين سطح براي ثبت‌نام

 

1- تحويل برگه استخدامي

براي درخواست اشتغال، ابتدا بايد برگه استخدامي را تكميل نماييد. به علاوه، با توجه به نوزده طبقه تخصصي شغلي كه براي آن درخواست نموده‌ايد، بايد به اعلاميه استخدامي ويژه مراجعه كنيد و همه رويه‌هاي فوق‌العاده مورد نياز را طي كنيد از جمله شرايط درخواست اشتغال، اين است كه تابعيت آمريكا سني بين 21 تا 59 سال داشته باشيد (قبل از 60 سالگي استخدام شويد) يا براي مناصب امنيتي ديپلماتيك سنتان بين 21 تا 37 سال باشد و آماده اعزام به قسمت‌هاي مختلف جهان باشيد.

 

2- بررسي مقدماتي

بررسي كامل مشتمل بر بررسي همه مداركي است كه فهرست آن در آگهي استخدامي ارائه شده است. مدارك ارائه شده به همان صورت مورد بررسي  و اختيار وزارت خارجه قرار مي‌گيرند. هرگاه يكي از شرايط اساسي مورد نياز براي استخدام در سرويس خارجي ناقص باشد، درخواست كار، كنار گذاشته مي‌شود.

 

3- جلسه ارزيابي شرايط

متقاضياني كه با در اختيار داشتن شرايط اساسي استخدام در سرويس خارجي و حداقل شرايط مورد نياز در پست تخصصي، مرحله ارزيابي مقدماتي را با موفقيت طي مي‌كنند، تجربه حرفه‌اي، سوابق و انگيزه‌هاي آنان توسط گروهي از متخصصان مربوطه، ارزيابي خواهد شد. گروه ارزيابي شرايط، بهترين متقاضيان رقيب را براي حضور در ارزيابي گفتاري معرفي خواهد كرد.

 

4- ارزيابي گفتاري

متقاضيان معرفي شده توسط گروه ارزيابي شرايط، براي حضور در مرحله ارزيابي كه در واشنگتن برگزار مي‌شود، به آنجا دعوت مي‌شوند و هزينه اقامت آنها برعهده متقاضيان است. اطلاعات دقيق‌تر در مورد مركز ارزيابي ويژه متقاضيان در نامه‌اي كه پيش از ارزيابي گفتاري ارسال مي‌گردد، قيد مي‌شود. اين ارزيابي شامل مصاحبه يا آزمون گفتاري است كه توسط مسئولان بخش آزمون سرويس خارجي، برگزار مي‌شود. گروه ارزيابي شرايط، دانش، مهارت، توانايي‌ها و خصوصيات فردي متقاضي را نه تنها با توجه به موفقيت در حرفه مورد نظر، بلكه با توجه به پذيرش نمايندگان كارآمد براي ايالات متحده، ارزيابي خواهد نمود. اين گروه به صورت غيررسمي پيشينه، تجربه و انگيزه فرد براي پيوستن به سرويس خارجي را بررسي مي‌كند. بلافاصله بعد از پايان جلسه نتيجه به اطلاع متقاضيان مي‌رسد. گذراندن مرحله آزمون گفتاري نيز به معناي پذيرش استخدام نيست.

 

5- فهرست پذيرفته‌شدگان واجد شرايط

متقاضياني كه در مرحله ارزيابي گفتاري موفق بودند، براي يك دوره 24 ماه و با رتبه‌بندي بر اساس نمره دريافتي از ارزيابي گفتاري در فهرست پذيرفته‌شدگان واجد شرايط قرار خواهند گرفت. هرگاه سرويس خارجي اعلام نياز نمايد، نفرات برتر از فهرست رتبه‌بندي شده متقاضيان پيشنهاد كار، ارائه مي‌شود. متقاضياني كه پيشنهاد متعارف كار را بپذيرند بايد برگه تأييديه امنيتي و پزشكي را تكميل نمايند. نامزدي متقاضياني كه طي دوره 24 ماهه، پيشنهاد كار دريافت نكنند پايان خواهد يافت.

 

6- تأييديه پزشكي

با توجه به اينكه آمادگي خدمت در سراسر جهان مورد نظر است، لذا علاوه بر تأييد آمادگي خدمت در هر جاي جهان توسط متقاضي، روند تأييديه پزشكي نيز بايد طي شود. قبل از استخدام در سرويس خارجي، سوابق پزشكي و آزمون جامع جسماني متقاضي بايد مورد ارزيابي كامل قرار گيرد تا آمادگي او براي خدمت در هر پست وزارت خارجه در سراسر جهان مشخص شود. بسياري از اين پست‌ها در مناطقي قرار دارند كه از مراكز درماني به دور هستند و يا داراي محدوديت‌هاي بسياري در اين زمينه هستند. از اين‌رو، هر متقاضي بايد از استانداردهاي سلامت پزشكي برخوردار باشد. بخاطر ضرورت در مورد برخورداري از اين استانداردها، در قياس با اكثر حرفه‌هاي ديگر، دقت بيشتري صورت مي‌گيرد و حتي ممكن است كساني كه سلامت خود را در شرايط كنوني با موفقيت كنترل مي‌كنند از استخدام باز بمانند.

قبل از هر پيشنهاد نهايي استخدام، متقاضي بايد آزمايش كامل پزشكي را بگذراند و آمادگي وي براي اعزام به مأموريت در سراسر جهان، توسط اداره درماني وزارت‌خانه مشخص شود. متقاضياني كه آزمايش پزشكي را با موفقيت نگذرانند، براي استخدام در سرويس خارجي نامناسب تشخيص داده مي‌شوند. نتايج تأييديه پزشكي بر اساس ارزيابي فردي خصوصيات هر متقاضي با توجه به شرايط و سوابق خاص پزشكي وي معين مي‌شود.

همه متقاضيان بالقوه، بخصوص كساني كه داراي شرايط شناخته شده پزشكي هستند، بايد از اين احتمال آگاه باشند كه ممكن است حتي برگه تأييديه پزشكي نيز به آنها تحويل داده نشود. اين اتفاق هنگامي روي مي‌دهد كه سرويس درماني مشخص كند كه شرايط آنها نيازمند نظارت و مراقبت مستمر است كه در پست‌هاي سرويس خارجي اين مكان وجود ندارند. برخي پست‌ها براي اين افراد خطرات پزشكي قابل توجهي به همراه خواهند داشت و يا مراقبت‌هاي مناسب درماني براي آنها در تمام پست‌ها وجود ندارد. برخي خصوصيات اكثر پست‌هاي محدود و در انزوا عبارتند از:

-     خدمات نامناسب درماني بخاطر درماني نامناسب – شامل منابع درماني و يا پرسنل پرستاري و يا منابع فيزيكي؛

-     غيربهداشتي بودن، به دليل نداشتن زيرساخت‌هاي بهداشت عمومي كه ناشي از عدم امكان ذخيره آب و سيستم فاضلاب؛

-  وجود بيماري مسري و قابل انتقال؛

-در انزوا بودن به دليل نداشتن نيروي الكتريسيته قابل اتكا يا خطوط ارتباطي (براي مثال خطوط حمل و نقل، خدمات مخابراتي، سيستم‌هاي نامه‌رساني و غيره)

- خطرات و ناايمني

- وجود اضطراب

-محيط زيست آلوده ناشي از گرد و غبار، زباله، و آلاينده‌هاي هوا.

پس از دريافت پيشنهاد معمولي استخدام، دستورالعمل‌هايي براي مراجعه به پزشكان ارائه مي‌شود كه شرايط دقيق مورد نياز وزارت خارجه تأمين شود. ما اين اختيار را به وزارت خارجه مي‌سپاريم كه هزينه آزمايشات را تأمين كند. بهرحال متقاضياني كه در شعاع پنجاه مايل واشنگتن زندگي مي‌كنند، بايستي آزمايش پزشكي را در كلينيك آزمون اداره خدمات درماني، پشت‌سر گذارند.

ضمن آنكه متقاضي از لحاظ درماني بايد براي انجام وظيفه در سراسر جهان مورد تأييد باشد. وزارت خارجه شرايط پزشكي اعضاي خانواده او را براي مقاصد استخدامي در نظر نمي‌گيرد. بهرحال اعضاي خانواده فرد پيش از سفر به خارج با هزينه دولت آمريكا براي همراهي با او در مأموريت، نيازي به تأييديه پزشكي ندارند. نتيجه اين سياست اين است كه كارمنداني كه اعضاي خانواده آنها با مشكلات درماني مواجه هستند ممكن است به پست‌هايي اعزام شوند كه اعضاي خانواده قادر به همراهي با آنها نباشند. از اين‌رو قوياً به متقاضيان توصيه مي‌كنيم كه در پي‌گيري روند استخدام در وزارت خارجه، اين موقعيت را در نظر بگيرند. اين توصيه بخصوص شامل كساني مي‌شود كه يكي از اعضاي خانواده آنها داراي مشكلات درماني خاصي هستند واحتمال دارد سلامت متقاضي را نيزبه خطر اندازند.

در صورت درخواست متقاضي، مدير كل سرويس خارجي يا فردي كه از سوي وي منصوب مي‌شود، درخواست متقاضي براي خدمت نكردن در سراسر جهان را مورد بررسي قرار خواهد داد. اين بررسي مشخص خواهد كرد كه آيا منافع سرويس خارجي به گونه‌اي است كه متقاضي را عليرغم آماده نبودن براي خدمت در سراسر جهان، به كار مي‌گيرد يا خير؟ بهرحال درخواست انصراف از خدمت در سراسر جهان به ندرت روي مي‌دهد.

 

7- بررسي پيشينه

از متقاضيان واجد شرايط خواسته مي‌شود كه برگه تأييديه امنيتي و تعيين تناسب براي استخدام در سرويس خارجي را ارائه دهند. روند اخذ برگه تأييديه امنيتي، عواملي همچون ثبت‌نام براي خدمت اختياري را سستي در پرداخت ماليات؛ سوابق ناخوشايند شغلي؛ نقض قانون؛ استفاده نامناسب از الكل و مواد مخدر؛ سوابق كيفري؛ مسافرت‌هاي گسترده؛ تحصيلات؛ اقامت و يا اشتغال در خارج از كشور؛ تابعيت دوگانه؛ تماس‌هاي خارجي؛ اعضاي خانواده و خويشاوندان نزديك كه تابعيت آمريكايي ندارند و يا داراي همسر خارجي هستند؛ يا اخراج از نيروهاي مسلح، كه بررسي آنها چندين ماه به طول مي‌انجامد، مشتمل بر تماس با ناظران و همكاران فعلي و گذشته مي‌شود. اين بررسي توسط وزارت خارجه با همكاري ديگر سازمان‌هاي محلي، ايالتي و فدرال صورت مي‌گيرد.

 

8- آمادگي خدمت در سراسر جهان

آمادگي خدمت در سراسر جهان مشتمل بر اعلام رضايت براي خدمت در هر نقطه جهان و موضوع سلامت، لوازم اساسي انتصاب در سرويس خارجي است. بدون توجه به هويت مسئول آزمايش تأييديه پزشكي، اداره خدمات درماني وزارت‌خانه تعيين مي‌كند كه آيا متقاضي از لحاظ درماني براي انتصاب در تمام پست‌هاي وزارت خارجه در سراسر جهان مناسب است يا خير؟

در حالي كه ممكن است يك متقاضي به صورت مؤثري شرايط درماني يك بيماري مزمن را در داخل ايالات متحده و يا مناطق خاصي در خارج ايالات متحده كنترل كند، اما اداره خدمات درماني ممكن است همان فرد را شايسته دريافت تأييديه پزشكي براي خدمت در سراسر جهان نداند. چنين تأييديه‌اي ممكن است تنها براي متقاضياني صادر شود كه طبق تشخيص اداره خدمات درماني قادر به خدمت در اكثر پست‌هاي وزارت خارجه در مناطق دوردست جهان هستند.

خصوصيت چنين پستي در مناطق دوردست مي‌تواند شامل محدوديت در سرويس هوايي داخل و خارج كشور، ارتباطات مخابراتي و اينترنتي و يا سيستم‌هاي نامه‌رساني غيرقابل اتكا باشد. هر يك از اين محدوديت‌ها مي‌تواند تأثير شديد و ناسازگاري در تأمين و عرضه خدمات درماني مورد نياز و يا انتقال به موقع لوازم پزشكي داشته باشد. زيرساختارهاي ديگر نيز در چنين پستي ممكن است نامناسب باشد همچنين داراي سيستم ضعيف سلامت عمومي، بهداشت در سطح پايين، الكتريسيته غيرقابل اتكا و فقدان آب قابل ذخيره باشد. ممكن است بيماري‌هاي مسري و قابل انتقال، نظير مالاريا، تب گاوي، حصبه، سل، هاري و يا بيماري روده و معده در آنجا شايع باشد. ممكن است پست مربوطه د ركنار هيچ واحد درماني و يا تسهيلات درماني و اورژانس نباشد. براي مثال ممكن است هيچ دستگاه تنفس مصنوعي و يا تسهيلات عكس‌نگاري در نزديكي پست مربوطه وجود نداشته باشد اغلب اوقات هيچ بانك خون يا تسهيلات پزشكي در حوالي پست وزارت خارجه وجود ندارد. به علاوه بخاطر بي‌ثباتي سياسي، امنيت نيز به يك دغدغه تبديل مي‌شود.

متقاضيان بايد آگاه باشند كه اين پست‌ها معدود نيستند و به مناطق جغرافيايي خاصي محدود نمي‌شوند. البته تعداد زيادي از پست‌هاي ديگر – براي مثال در آسيا و اروپا – وجود دارند كه شرايط آنها به ظاهر شبيه ايالات متحده است اما به هرحال برخي شرايط پيش‌گيرانه براي آنها در نظر گرفته مي‌شود.

در نتيجه چنين شرايطی سطح اضطراب در ميان كاركنان ممكن است بسيار بالا باشد. با در نظر گرفتن اين دغدغه‌ها، وزارت خارجه تنها متقاضياني را به كار مي‌گمارد كه براي چنين پست‌هايي (كه تعداد آنها زياد است) مشكلات درماني نداشته باشند و قادر به استخدام كارمندان جديدي كه داراي چنين تأييديه‌اي نيستند، نمي‌باشد.

 

9- متقاضيان ناتوان

وزارت خارجه آمريكا برای متقاضیان معمول سرویس خارجی ، تسهیلات معقولی را در روند استخدامی آنها فراهم می آورد .اداره روابط پرسنلي مسئول فراهم آوردن امكانات سكونت براي متقاضياني است كه پس از استخدام نيازمند محل سكونت هستند. براي قرار گرفتن در فهرست واجدين شرايط، يك متقاضي بايد همه مستلزمات استخدام در سرويس خارجي را دارا باشد. اين لوازم مشتمل بر دريافت تأييديه پزشكي از اداره خدمات درماني يا برگه انصراف از انجام خدمت در سراسر جهان توسط كميته بازبيني استخدام است.

 

10- بررسي نهايي

به دنبال تكميل بررسي پيشينه، كميته بررسي نهايي، پرونده تكميل شده را بررسي خواهد كرد تا صلاحيت متقاضي براي استخدام در سرويس خارجي مشخص شود. مسائلي كه مي‌تواند صلاحيت متقاضي را تحت تأثير قرار دهد مشتمل بر سوابق استفاده نامناسب از الكل و مواد مخدر، جرايم مالي يا سوابق پليسي است.

11- تعيين سطح براي ثبت‌نام

متقاضياني كه پيشنهاد متعارف استخدام را دريافت كرده‌اند و مراحل صلاحيت پزشكي و امنيتي را با موفقيت طي كرده‌اند، اما به دلايل خارج از كنترل آنها قادر به پذيرش پيشنهاد نهايي استخدام نيستند، در فهرست و رتبه‌بندي شده ثبت‌نام براي يك دوره هيجده ماهه، قرار مي‌گيرند. پيشنهاد نهايي اشتغال به اغلب متقاضيان رقيب بالاي فرم ثبت‌نام، تا زمان پايان اين دوره هيجده ماهه، داده مي‌شود. متقاضياني كه در طي دوره هيجده ماهه به استخدام در نمي‌آيند از اين فهرست حذف مي‌شوند.

 

4- وزارت خارجه آمريكا، آزمون كارشناس سرويس خارجي[8]

(خلاصه ارزيابي گفتاري)

- نامه‌اي از مدير، هيأت مسئولين برگزاري آزمون سرويس خارجي

- خلاصه ارزيابي گفتاري

- ارزيابي گفتاري

- تمرين گروهي

- مصاحبه ساختارمند

-  مديريت موردي

-  مصاحبه‌هاي عزيمت

-  روند تعيين برنامه‌هاي شغلي مأمور سرويس خارجي

- جلسات تمهيدي ارزيابي گفتاري

 

نامه‌اي از مدير، هيأت مسئولين برگزاري آزمون سرويس خارجي

متقاضيان محترم كار در سرويس خارجي

قانون 1980 سرويس خارجي، وزارت خارجه و بطور ويژه هيأت مسئولين برگزاري آزمون را موظف به ارزيابي و گزينش متقاضيان اشتغال در سرويس خارجي مي‌نمايد. وزارت‌خانه اين مسووليت خطير را عهده‌دار شده است و منابع قابل توجهي را براي تدوين يك آزمون كتبي و ارزيابي گفتاري اختصاص داده است. هدف از برگزاري اين آزمون‌ها اين است كه هر متقاضي، بدون در نظر داشتن پيشينه اجتماعي – اقتصادي، تحصیلات يا تجربه‌اش، توانايي‌هاي خود را براي استخدام در سرويس خارجي عرضه نمايد. ارزيابي گفتاري سرويس خارجي، به منظور به چالش كشاندن متقاضيان طراحي شده است و به آنها در سه مرحله متفاوت (گروهي، مصاحبه، تمرين كتبي) فرصت مي‌دهد تا جوانب سيزده‌گانه شناسايي شده براي خصوصيات يك مأمور موفق سرويس خارجي را عرضه دارند. در نتيجه اعتبار و انسجام روند ارزيابي براي تبديل شدن به يك شيوه گزينش دقيق و منصفانه، براي هدف و مأموريت وزارت خارجه حياتي است.

در تأمين فرصت‌هاي برابر براي همه متقاضيان، هيأت مسئولين برگزاري آزمون، مواد امتحاني را مورد اصلاح و تجديد نظر قرار مي‌دهند و بيش از آغاز مرحله بعدي آزمون، را آماده مي‌كنند. از همه متقاضيان مي‌خواهيم كه قبل از آغازارزيابي، گزارش افشا نشدن را امضا كنند و با تأكيد بر اين موضوع كه افشا شدن محتواي آزمون مي‌تواند نمرات آزمون گفتاري را باطل سازد و صلاحيت سرويس خارجي را مورد ترديد قرار دهد، ديگر تدابير محافظتي را به اجرا درمي‌آورند.

اميدوارم موارد اشاره شده را قلباً پذيرا باشيد و با اعتماد كافي به اطلاعات و توانايي خود براي پيشبرد ارزيابي گفتاري، شايستگي‌ها و توان بالقوه خود را براي تبديل شدن به مأمور سرويس خارجي اثبات نماييد.

با آرزوی موفقیت

خلاصه ارزيابي گفتاري

متقاضياني كه آزمون گفتاري سرويس خارجي را مي‌گذرانند و نامه كتبي دعوت به حضور در مرحله آزمون گفتاري براي آنها ارسال مي‌گردد، در مراحل بعدي، اقداماتي را بايد انجام دهند. آزمون در چندين شهر مختلف ايالات متحده برگزار مي‌گردد. در مرحله كنوني اين شهرها عبارتند از واشنگتن، لائودردال، دالاس، بوستون، سياتل، سان‌فرانسيسكو، و شيكاگو. در مرحله بعدي، شهرهاي منتخب بر اساس تعداد متقاضيان از يك حوزه خاص ممكن است تغيير يابد.

متقاضيان بايد رأس ساعت 7 صبح روز مشخص شده به مركز ارزيابي تعيين شده مراجعه نمايند. براي متقاضيان موفق، ارزيابي ممكن است تا ساعت 7 بعدازظهر به طول بيانجامد. از متقاضيان خواسته مي‌شود كه برگه استخدامي تكميل شده را به مركز ارزشيابي تحويل دهند. اين برگه استخدامي اطلاعاتي را درمورد تحصيلات، تجربه كاري و علاقمندي متقاضي ارائه مي‌كند. شرايط متقاضيان ناتوان در هر مركز ارزشيابي مشخص مي‌شود، اما اين شرايط بايد قبلاً با هيأت مسئولين برگزاري آزمون حوزه ايالتي هماهنگ شود.

ارزيابي گفتاري، يك آزمون است و نه يك مصاحبه شغلي. تحليل شغلي در ارزيابي گفتاري كار سرويس خارجي، از نظر مهارت‌ها، توانايي‌ها و خصوصيات فردي است براي اجراي كار حائز اهميت است.اين ارزيابي، جوانب زير مورد سنجنش قرار مي‌دهند:

- ارتباطات كتبي: نوشتن يك متن انگليسي دقيق، سازماندهي شده، با گرامر صحيح، تأثيرگذار و اقناعي در مدت زمان محدود.

- ارتباطات كلامي: صحبت كردن روان، دقيق، با گرامر صحيح، سازماندهي شده، و اقناعي؛ انتقال معاني ظريف و صحيح؛ استفاده از شيوه‌هاي مناسب ارتباطي با توجه به هدف و شنونده.

- تحليل و انسجام اطلاعاتي: كسب و جذب اطلاعات پيچيده از منابع گوناگون؛ نتيجه‌گيري‌هاي معقول از تحليل‌هاي ارائه شده و تركيب اطلاعات موجود؛ ارزيابي اهميت، وثوق و مفيد بودن اطلاعات؛ يادآوري جزئيات جلسات يا رويدادها بدون بهره‌گيري از يادداشت.

- برنامه‌ريزي و سازماندهي: اولويت‌دهي و نظم‌دهي مؤثر به وظايف؛ به كارگيري رهيافت قاعده‌مند به منظور دستيابي به اهداف؛ استفاده مناسب از منابع محدود.

- قضاوت: درك موضوعات مناسب، عملي و واقع‌گرا در يك موقعيت فرضي؛ برخورداري از شايستگي‌هاي مرتبط با تقاضاهاي رقيب.

- تدبير: شكل‌دهي راه حل‌ها يا آلترناتيوهاي خلاق براي حل مشكلات؛ انعطاف‌پذيري در واكنش به شرايط پيش‌بيني نشده.

- ابتكار و رهبري: درك و قبول مسووليت كاري كه بايد انجام شود؛ پافشاري بر تكميل كار؛ نفوذگذاري بر فعاليت گروهي قابل توجه، جهت‌دهي يا ارائه فكر؛ انگيختن ديگران به مشاركت درفعاليتي كه در حال به پيش بردن است.

- تجربه و انگيزش: عرضه دانش، مهارت يا ديگر خصوصيات حاصله از تجارب قبلي مرتبط با كار سرويس خارجي.

- كار با ديگران: تعامل به شيوه‌اي سازنده، مشاركتي، و هماهنگ؛ كار مؤثر در نقش يك بازيگر گروه؛ ايجاد روابط مثبت و جلب اعتماد ديگران؛ استفاده از بذله‌گويي در مواقع مناسب.

- متانت و خويشتن‌داري: آرام، متين و مؤثر بودن در شرايط اضطراب‌انگيز يا دشوار؛ تفكر در مورد رفتار ديگران، تطابق سريع با شرايط در حال تغيير؛ حفظ كنترل نفس.

- تحليل كمي: شناسايي، تنظيم، تحليل و نتيجه‌گيري صحيح از اطلاعات مناسب، ارائه صريح و كامل مسائل و پيشبرد امور بدون هرگونه پيش‌داوري.

- تطابق فرهنگي: كار و ارتباط مؤثر و هماهنگ با افراد ديگر فرهنگ‌ها، نظام‌هاي ارزشي، عقايد سياسي و شرايط اقتصادي؛ شناسايي و احترام به تفاوت‌ها در جو فرهنگي جديد ومتفاوت.

متقاضيان بر اساس اين معيارها، توسط يك گروه از برگزاركنندگان آزمون كه ناظر بر اقدامات و كار متقاضي در شرايط متفاوت براي عرضه مهارت‌هايشان بوده‌اند، مورد ارزيابي قرار مي‌گيرند. با توجه به اينكه اين ناظران در طي سال‌ها از كار واقعي سرويس خارجي تجربه آموخته‌اند، قادر به ارزيابي متقاضيان و ارائه قضاوت حرفه ای در مورد اقدامات آنها هستند. ارزیابی گفتاری روندی رقابت آمیز نیست زیرا متقاضیان با ديگران رقابت نمي‌كنند، بلكه بر اساس ظرفيت خود براي عرضه مهارت‌ها و توانايي‌هاي مورد نياز سرويس خارجي مورد قضاوت قرار مي‌گيرند.

ارزيابي گفتاري

1- تمرين گروهي

آماده‌سازي

به عنوان اولين تمرين، متقاضيان در يك گروه سه تا شش نفره قرار مي‌گيرند تا با تشكيل نيروي كار سفارت، به اختصاص منابع اختياري براي پروژه‌هاي رقابتي در كشور ميزبان بپردازند. به متقاضيان، اطلاعاتي در رابطه با پروژه‌هاي فردي و مجموعه‌اي ار اطلاعات زير ارائه مي‌شود:

- دستورالعمل‌هاي كلي

- يادداشتي از يك مقام ارشد سفارت آمريكا در يكي از كشورهاي فرضي كه متقاضي به مأموريت در آن گماشته شده است، تا بدينوسيله هزينه منابع اختياري برآورد شود.

- اهداف و برنامه‌ريزي كشور ايالات متحده

- فهرست مقامات دولت ميزبان و سفارت ايالات متحده

- نقشه كشور و يادداشت‌هاي مربوطه

به متقاضيان 30 دقيقه وقت داده مي‌شود تا اين مواد اطلاعاتي را مطالعه كنند و موارد نياز خود را يادداشت بردارند.

مرحله ارائه

بعد از 30 دقيقه چهار تن از برگزاركنندگان آزمون به گروه مي‌پيوندند و در گوشه‌هاي اتاق مي‌نشينند. در اين مرحله ارزيابي، برگزاركنندگان آزمون در مورد متقاضيان چيزي نمي‌دانند و مشاركت نمي‌كنند؛ آنها تنها بر تمرين گروهي نظارت مي‌كنند. متقاضيان در مورد قوانين كار توجيه مي‌شوند و براي آغاز ارائه فردي پروژه‌هايشان به هر ترتيبي كه اختيار مي‌كنند، دعوت مي‌شوند؛ بهرحال آنها مي‌دانند كه اين پروژه‌ها در مرحله ارائه، مورد ارزيابي و مقايسه قرار نمي‌گيرد. هر متقاضي شش دقيقه فرصت دارد كه پروژه‌اش را به ديگران عرضه كند، و بهترين كار را ارائه نمايد. در اين مرحله متقاضي بايد تمام جوانب مرتبط به پروژه، مشتمل بر نكات مثبت و منفي، منافع آمريكا، هزينه‌هاي پروژه‌ را در نظر بگيرد. ممكن است در انتهاي ارائه كار براي طرح سؤالات از سوي همكاران، زماني در نظر گرفته شود.

مرحله مباحثه

بعد از ارائه آخرين پروژه رئيس برگزاركنندگان آموزن به گروه اطلاع مي‌دهد كه وارد مرحله مباحثه در مورد تمرين شده‌اند. در اين مرحله، متقاضيان بايد در مورد انتخاب و سرمايه‌گذاري به اجماع برسند.

در اين مرحله، متقاضيان در مورد مزايا و نقايص پروژه‌هاي متعدد بحث مي‌كنند تا به سفير پيشنهاداتي را ارائه دهند. در راستاي تحقق اين هدف، هواداران ومخالفان در گروه طي مدت زمان اختصاص داده شده (20 تا 25 دقيقه)، به بحث و بررسي مي‌پردازند و تلاش مي‌كنند در مورد ميزان بودجه و سطح اجراي پروژه به اجماع دست يابند.

براي اجراي موفق پروژه، مشاركت حائز اهميت اساسي است. برگزاركنندگان امتحان نمي‌توانند در مورد خصوصياتي كه نمي‌بينند قضاوت كنند. حتي اگر يك متقاضي، پروژه واضحي ارائه دهد فقدان مشاركت در مرحله مباحثه مي‌تواند منجر به تغييراتي در مرحله ارزيابي نمرات شود.

پروژه نمونه

از يك متقاضي ممكن است انتظار رود كه بر اساس پنج يا شش مدرك پيشينه خود، در مرحله ارائه پروژه، اطلاعات زير را توصيف كند:

دانشگاه فرضي گارگون در كشور فرضي اروون از سفارت درخواست مي‌كند كه به منظور خريد تجهيزات براي تسهيلات ورزشي به دانشگاه كمك نمايد.

مزاياي پروژه: دانشگاه، تجهيزات آمريكايي خريداري مي‌كند و بدينوسيله به منابع تجاري آمريكا كمك مي‌كند و روابط عمومي خوبي براي ايالات متحده تأمين مي‌نمايد؛ رئيس هيأت عالي دانشگاه بخاطر نقش اساسي در مخالفت كشور اروون با تلاش‌هاي خصمانه كشور همسايه درميزباني بازي‌هاي المپيك تابستاني مورد تشويق قرار مي‌گيرد. بيمارستان توانبخشي منطقه‌اي گارگون، در حال حاضر داراي تجهيزات بسيار كمي است و قادر خواهد بود از استخر و وسايل ژيمناستيك بهره ببرد.

جوانب منفي: گارگون، يك دانشگاه خصوصي است و در مورد سرمايه‌گذاري دولت آمريكا براي حمايت از اين دانشگاه ترديدهايي وجود دارد؛ اين كمك مالي شرايط اقتصادي را بهبود نمي‌دهد يا استانداردهاي زندگي اكثريت مردم را بالا نمي‌برد؛ منطقه گارگون، ميزبان يك رهبر شورشي است و اين كمك مالي ممكن است موجب ناخرسندي نخست‌وزير شود.

مزايا براي ايالات متحده: اين كمك مالي باعث تقويت تجارت صادراتي ايالات متحده مي‌شود و از منافع تجاري آمريكا در اروون حمايت مي‌كند؛ بعلاوه باعث تقويت تصوير رسمي و عمومي از ايالات متحده مي‌شود.

هزينه‌هاي پروژه: هزينه كلي سفارت 000/75 دلار است. دولت ميزبان 000/10 دلار در هزينه مشاركت دارد.

هزينه: 000/85 دلار.

 

2- مصاحبه ساختارمند

بعد از تمرين گروهي، متقاضيان به صورت فردي در يك مصاحبه ساختارمند كه توسط دو نفر از بزگزاركنندگان آزمون هدايت مي‌شود، شركت مي‌كنند. در اين قسمت ارزيابي گفتاري، برگزاركنندگان آزمون علايق متقاضي را مورد بررسي و اولويت‌بندي قرار مي‌دهند و متقاضي تشويق مي‌شود تا به سؤالات بر اساس انگيزه، تجربه و پيشينه شخصي پاسخ دهد.

ارزيابي مشتمل بر سه الگوي امتحاني است كه مجموعاً حدود يك ساعت به طول مي‌انجامد:

الف: مصاحبه انگيزه و تجربه

اولين بخش مصاحبه ساختارمند مشتمل بر بحث و بررسي دقيق در مورد انگيزه و تجربه متقاضي است. در اين قسمت ارزيابي، وظيفه متقاضي انتقال يك تصوير دقيق و شفاف از خود كه شامل بر خصوصيات فردي و دانش او در مورد سرويس خارجي است، مي‌باشد.

اين جنبه تجربه وانگيزه با مراجعه به تجربيات شغلي و سوابق تحصيلي و مهارت‌هاي بين فرهنگي متقاضي مورد ارزيابي قرار خواهد گرفت. برگزاركنندگان آزمون پتانسيل متقاضي را براي خدمت موفقيت‌آميز به عنوان مأمور سرويس خارجي مورد ارزيابي قرار مي‌دهند و در مورد اقدامات متقاضي در فرصت‌هايي كه در طي زندگي داشته است به بحث  و بررسي مي‌پردازند. متقاضيان بايد به سؤالات ممتحنين به صورت موجز و گويا و اقناعي پاسخ دهند. متقاضيان بايد از قبل در مورد سرويس خارجي به طوركلي و كار مربوط به حرفه‌اي كه انتخاب مي‌كنند، اطلاعات متناسب جمع‌آوري نمايند.

ب: سؤالات فرضي

الگوي ارزيابي دوم در مصاحبه ساختارمند مشتمل بر مجموعه‌اي از سؤالات فرضي است كه براي آزمون قضاوت متقاضي به صورت موردي طراحي مي‌شود. متقاضيان ممكن است به اين سؤالات با توجه به سوابق، تجربيات و اولويت اظهار شده حرفه‌اي، پاسخ دهند.

سؤالات ممتحنين از مهارت‌هاي بين فردي، توانايي‌هاي حل مشكل، نوآوري‌ها، بي‌طرفي، قضاوت، مهارت‌هاي برنامه‌ريزي و سازماندهي، متانت و خويشتن‌داري و تطابق فرهنگي متقاضي است كه مورد آزمون قرار مي‌گيرد.

هر چند كه مشكلات ارائه شده در اين تمرين، فرضي هستند اما ارتباط نزديكي با واقعيت‌هايي دارد كه بطور منظم رودرروي مأموران سرويس خارجي در فراسوي مرزها است. بهرحال در هنگام بروز مشكلات در ترتيبات سرويس خارجي، از متقاضيان انتظار نمي‌رود كه با چگونگي كار سفارت يا قوانين و مقررات دولتي آشنايي داشته باشند.بلكه از آنان مي‌خواهند كه راه‌حلي ارائه دهند كه مبتني بر قضاوت مناسب و درك عادي باشد. برگزاركنندگان آزمون با سؤالات بعدي براي متقاضيان مي‌كوشند قضيه را پيچيده سازند يا آنان را در سمت‌گيري‌هاي متفاوت قرار دهند.

سؤالات فرضي، متقاضيان را وادار مي‌سازد كه بر اساس داشته‌هاي خود بينديشند. برگزاركنندگان آزمون به دنبال متقاضياني هستند كه مي‌توانند براي اقدام، قبول مسووليت و واكنش به موقعيت‌هاي جديد، خلاقانه و مؤثر سازماندهي نمايند. در حالي كه هيچ پاسخ صحيحي وجود ندارد اما متقاضي قوي بايد تفكر پخته‌اي را عرضه كند، رهيافت‌هاي جايگزين را شناسايي نمايد و پيامدهاي كوتاه مدت و بلند مدت واكنش‌ها را در نظر گيرد.

 

تمرينات فرضي يك نمونه

مشكل اداري: بررسي اقدامات سفارت

به عنوان مدير يكي از بخش‌هاي يك سفارت‌خانه بزرگ كه در آن تعدادي از سازمان‌هاي آمريكايي در كنار وزارت خارجه حضور دارند، يكي از مسووليت‌هاي بسيار شما نظارت بر انبار متراكم كالا است. شما مي‌دانيد كه يك گروه هفت نفره بازرسي (معادل حسابرسان بانكي) طي چهار هفته آينده براي بررسي كامل اقدامات انبارداري سفارت، شامل كنترل فهرست موجودي و رويه‌هاي انبارداري، خواهند آمد. براي كسب آمادگي و پاسخ‌گويي به بازرسان در حال ورود، چه مي‌كنيد؟

سؤالات بعدي:

الف ـ در آغاز آماده‌سازي خود و كارمندان براي بازرسي، متوجه مي‌شويد كه سازمان‌هاي ديگر با استفاده از انبارهاي متراكم، كمكي به سازماندهي و انطباق مدارك خاص نمي‌كنند. شما چه مي‌كنيد؟

ب ـ فرصت شما محدودتر مي‌شود و تعداد كارمندان بخش شما كم است و هنوز همكاري مناسبي دريافت نكرديد و بدون كمك ديگران نمي‌توانيد فهرست موجودي را قبل از بازرسي تكميل نماييد، شما در اين شرايط چه مي‌كنيد؟

واكنش‌هاي پيشنهاد شده:

- در مورد بازرسي به ناظران اطلاع مي‌دهيد و موضوع را با آنها به بحث مي‌گذاريد.

- از واشنگتن اطلاعاتي در مورد برنامه سفر، پرواز، همسران همراه، نيازمندي‌هاي خاص غذايي يا پزشكي، درخواست كمك، درخواست هتل، درخواست تنظيم ملاقات‌هاي ويژه و … دريافت مي‌كنيد و مي‌پرسيد كه آيا دغدغه‌هاي خاصي بايد مورد لحاظ قرار گيرد.

- در آن جلسه به شركت‌كنندگان در مورد مستلزمات بازرسي اطلاعاتي مي‌دهيد و فهرستي از وظايفي كه براي آماده‌سازي انبار كالا براي بازرسي بايد صورت پذيرد، ارائه مي‌دهيد.

- ملاقات خاصي را برنامه‌ريزي مي‌كنيد تا پيشرفت آماده‌سازي انبار كالا را براي بازرسي كنترل نماييد.

- با رؤساي سازمان‌هاي مرتبط ملاقات مي‌كنيد تا بر نياز به همكاري كامل، تأكيد نماييد. در توضيح خود تأكيد مي‌كنيد كه براي انجام كار، همه با يكديگر همكاري نمايند. ازجناب سفير مي‌خواهيد كه از سازمان‌هاي ديگر درخواست همكاري نمايد.

- با مقامات ارشد آمريكايي همه سازمان‌ها در سفارت ملاقات كنيد. توضيح دهيد كه فرصت شما رو به اتمام است و نياز به داوطلباني داريد كه براي تكميل فهرست موجودي انبار كالا، كمك نمايند. براي بكارگيري نيروي كمكي، قراردادهاي كوتاه مدت تنظيم نماييد.

مشكل كنسولي: تصادف اتومبيل

مأمور كنسولي آمريكا مسئول كمك به شهروندان آمريكايي گرفتار در خارج كشور است. فرض كنيد كه شما مأمور كنسولي سفارت در يك كشور در حال توسعه هستيد. مطلع مي‌شويد كه يك تاجر آمريكايي در يك تصادف رانندگي در شهر كوچك دورافتاده‌اي دچار مخمصه شده است. راننده اتومبيل ديگر، كشته شده است و تاجر آمريكايي شديداً مجروح شده است. مراقبت‌هاي پزشكي موجود در آنجا ناقص و ابتدايي است و همسر شخص آمريكايي خواهان انتقال وي به يك بيمارستان خصوصي در پايتخت است. شما چه مي‌كنيد؟

سؤالات بعدي:

الف ـ قاضي محلي كه درحال بررسي تصادف است با صدور مجوز انتقال مخالفت مي‌كند، چرا كه ممكن است شخص آمريكايي از لحاظ كيفري مسئول اين تصادف باشد. چه اقدامي ممكن است انجام دهيد؟

ب ـ بيمارستان محلي بر پرداخت كامل قبل از ترخيص بيمار پافشاري مي‌كند. شما چه مي‌كنيد؟

ج ـ شهر مورد نظر 400 مايل با پايتخت فاصله دارد. چه تمهيدات و هماهنگي‌هايي براي انتقال بيمار نياز داريد؟

د ـ از چه منابع ديگري ممكن است براي كمك بهره بگيريد؟

واكنش‌هاي پيشنهاد شده:

- متقاضي كه فعالانه در همياري به آمريكاييان بكوشد، قدرت ابتكار و رهبري خود را نشان داده است.

- برا ي مشخص كردن افراد طرف مشورت و نوع اطلاعات كسب شده در هماهنگ‌سازي انتقال، مهارت و برنامه‌ريزي مورد نياز است.

- براي بحث قانع‌كننده با قاضي محلي بايد قضاوت و تدبير و مهارت‌هاي بين فردي، بكار برده شود. اين مهارت‌ها براي هماهنگي پرداخت از طريق وابستگان تاجر آمريكايي، مورد نياز است.

 

ديپلماسي عمومي: سناتور منتقد

شما مأمور ديپلماسي عمومي در كشوري هستيد كه فساد و نقض حقوق بشر در آن معمولي است. دولت ميزبان در آغاز انجام برنامه‌هاي براي حذف اين موضوعات منفي است، اما همچنان مورد انتقاد بسيار است. حزب مخالف اعلام مي‌كند با يك سناتور برجسته آمريكايي كه منتقد جدي دولت ميزبان و سياست آمريكا نسبت به اين دولت است، يك برنامه ملاقات دارد. شما مي‌دانيد كه حزب مخالف استقبال گرمي از اين سناتور به عمل خواهد آورد و رسانه‌هاي محلي ديدگاه‌هاي وي را در سطح گسترده‌اي منتشر مي‌كنند. دولت ميزبان از اين اقدامات دولت آمريكا مطمئناً عصباني خواهد شد. سفير از شما درخواست مشورت مي‌كند. شما چه مي‌گوييد؟

 

سؤالات بعدي:

الف ـ حزب مخالف با شما تماس مي‌گيرد و اعلام مي‌كند كه يك كنفرانس مطبوعاتي براي سناتور تنظيم كرده است. بدون رعايت جوانب احتمالي، آنها مي‌خواهند از سفير نيز دعوت به عمل آورند. شما چه واكنشي نشان مي‌دهيد؟

ب ـ شما به صورت شخصي با ديدگاه‌هاي سناتور موافق هستيد و فكر مي‌كنيد انتقادات او بسيار خوب است. چه مي‌كنيد؟

ج ـ در جريان ملاقات، سناتور منتقدتر از گذشته سخنراني مي‌كند و با تفسيرهاي نادرست از سياست آمريكا نسبت به اين كشور، دولت ميزبان را خشمگين مي‌كند. چه اقداماتي براي كنترل اين مشكلات انجام مي‌دهيد؟

واكنش‌هاي پيشنهاد شده:

- متقاضي قوي، با پيشنهاد تماس با مقامات دولت ميزبان قبل از انجام ملاقات، حساسيت فرهنگي و داوري مناسب خود را نشان مي‌دهد.

- تدبير و قوه ابتكار متقاضي ممكن است با گسترش دادن تماس‌هاي سناتور در هنگام ديدار از اين كشور و يافتن شيوه‌هايي براي بيان مجدد مواضع رسمي دولت آمريكا به دولت ميزبان، نشان داده شود. متقاضي ممكن است نقش كنگره و تنوع ديدگاه در ايالات متحده را توضيح و تبيين نمايد.

- قوه تشخيص و بي‌طرفي در برخورد با رويدادهاي بعدي حائز اهميت است. براي مثال، يك متقاضي ممكن است پيشنهاد دهد به جاي سفير، يك مقام پايين رتبه‌تر در كنفرانس مطبوعاتب حضور يابد. در ارتباط با ديدگاه‌هاي يك شخص در مورد يك موضوع، متقاضي بايد درك كند كه ديدگاه‌هاي شخصي مأمور سرويس خارجي بر سياست‌هاي دولت آمريكا ارجحيت ندارد.

 

ج ـ مصاحبه رفتارهاي گذشته

در سومين و آخرين بخش مصاحبه ساختارمند، ممتحنين از متقاضي مجموعه سؤالاتي مي‌پرسند كه در پاسخ به آنها متقاضي بايد نمونه‌هايي از تجربيات خودش را عنوان نمايد. اين سؤالات به منظور ارزيابي جوانب گوناگوني طراحي شده‌اند كه از طريق تحليل شغلي مستند به عاملي كليدي براي اجراي موفق يك مأمور سرويس خارجي، تبديل مي‌شوند.

 

3 – مديريت موردي

بخش نهايي ارزيابي گفتاري تمرين 90 دقيقه‌اي مديريت موردي است. هدف اين بخش از ارزيابي برآورد مهارت‌هاي مديريتي، مهارت بين فردي و توانايي كمي، متقاضي است. نگارش دقيق، صحيح، مؤثر و اقناعي زبان انگليسي در تمرين كتبي حائز اهميت است. اين تمرين همچنين نشان‌دهنده توانايي متقاضي براي تركيب و تحليل اطلاعات، تفسير داده‌هاي كمي و ارائه قضاوت صحيح است. از متقاضي سؤال خواهد شد كه داده‌ها و ديگر اطلاعات آماري ارائه شده در تحليل و راه‌حل‌هاي پيشنهاد شده را دركنار يكديگر منظم سازد. سؤالات امتحان كتبي با بررسي موردي مديريت مرتبط هستند.

به متقاضي يك برگه يادداشت داده مي‌شود تا ضمن توصيف تكاليفي كه بايد انجام دهد، مجموعه اطلاعاتي درباره موضوع اصلي از جمله خلاصه‌اي از مسائل مهم (از ناظر!!! متقاضي)، منشور سازماني بخشي، پيام‌هاي ايميلي با چشم‌اندازهاي متفاوت به سطوح مختلف سفارت و جزئياتي درباره سوابق كارمند را ثبت نمايد. در بررسي داده‌هاي كمي شما نيازي به ماشين حساب نداريد، اما اين داده‌ها بايد در تحليل‌ها و پيشنهادات شما گنجانده شوند.

 

ممكن است از متقاضي خواسته شود 30 دقيقه را صرف مطالعه و تحليل مواد، 45 دقيقه را صرف نوشتن يادداشت‌هاي مورد نياز و 15 دقيقه را صرف بازبيني كار نمايد.

يك تمرين نمونه:

با آمدن ناظر جديد در هر مورد، وظيفه متقاضي نوشتن يك يادداشت دو صفحه‌اي است كه حقايق را ارائه دهد و پيشنهاداتي در مورد چگونگي حل مسأله عرضه كند.

شما مأمور جديد خدمات عمومي نظارتي در يك سفارت متوسط در كشوري با رفاه پايين هستيد. مأموران خدمات عمومي، مسئول فعاليت‌هاي پشتيباني سفارت از جمله ترخيص، حفظ، انتقال، تأمين، مديريت و فهرست‌برداري از دارايي‌ها هستند. ناظر شما كه مدير بخش مربوطه است به نام استيوهانسن، خارج از اداره است و براي شما يك يادداشت نشان مي‌دهد پرونده‌اي كه روي ميز شما قرار دارد بايد در اولويت نخستين كاري شما باشد. اين يادداشت نشان مي‌دهد كه بين معاون شما (به نام شارون اسميت كه در اولين مآموريت خود، تازه كار است) و يكي از كاركنان بخش كنسولي به نام ميچ استيونس، اختلافي شدت گرفته است. در اين بخش كارمند آمريكايي ديگري وجود ندارد. شارون مسئول ترخيص، حفظ و فهرست‌برداري از دارايي‌ها است، در حالي كه شما مسئول تأمين، انتقال و مديريت كلي بخش هستيد. شما پرونده پيش روي خود را مطالعه مي‌كنيد. اين پرونده مشتمل بر موارد زير است:

(1) تبادل ايميل بين شارون وميچ: ميچ شكايت مي‌كند كه تنظيم امور براي تعمير اقامتگاهش مورد رضايت وي نيست؛ او هيچ اطلاعات تكميلي دريافت نكرده است. شارون پاسخ مي‌دهد كه بسياري از درخواست‌هاي او مبتني بر استفاده مناسب از منابع محدود سفارت نيستند. ميچ پاسخ مي‌دهد كه اين موضوع هيچگاه در نزد مسئول قبلي مشكل‌‌زا نبوده است و بعلاوه خود او به عنوان مسئول خدمات عمومي در مأموريت قبلي‌اش، چنين اقداماتي را مجاز و قطعي مي‌دانسته است و حداقل در سطح شارون از مقررات اطلاع دارد. او در عوض به تندي جواب مي‌دهد كه دوستي شخصي ميچ با مسئول قبلي منجر به پارتي بازي شده است كه ازابتدا نبايد روي مي‌داده است. ميچ در پاسخ ادعا مي‌كند كه شارون بايد عليه او حسادت شخصي داشته باشد، به اين دليل واضح است كه او اخيراً به استخدام رسمي درآمده است (در حالي كه وي چنين موفقيتي نداشته است.)

(2) يك يادداشت از ناظر ميچ به مدير كه دربرگيرنده اين شكايت است كه سستي‌بخش محافظت در تعمير خانه ميچ، تأثير نامطلوبي بر كار او در بخش كنسولي داشته است. اين يادداشت همچنين به تصادفي، در عصر جمعه گذشته در «مدين هاوس» اشاره دارد و در آن شارون و ميچ ظاهراً بعد از صرف چند بطري آب جو همديگر را به نام صدا مي‌زنند. كارمند بخش كنسولي همچنين نشان مي‌دهد كه از زمان ورود شارون، روحيه عمومي سفارت به صورت قابل توجهي آسيب ديده است؛ او به عنوان زني شناخته مي‌شود كه تنها مي‌تواند بگويد «نه»

(3) دستورات كاري ميچ كه مشتمل بر موارد زيراست:

(الف) تعمير توري پنجره آشپزخانه: كه توسط شارون عنوان «اولويت كم» گرفته، با ذكر اين موضوع كه طي دوسال گذشته، اين سومين بار است كه اين توري پاره شده و نيازمند تعويض است.

(ب) تعمير موتور سيكلت: كه از سوي شارون «تأييد نشده»، با ذكر اين موضوع كه اين موتور سيكلت، دارايي شخصي ميچ است و نبايد با استفاده از منابع مالي و انساني دولت آمريكا تعمير شود.

(ج) ساخت انبار وسايل در حياط‌خلوت: كه از سوي شارون «تأييد نشده»، با ذكر اين موضوع كه در گاراژ، فضاي كافي براي گذاشتن وسايل هست اما اين فضا با دو موتورسيكلت ميچ اشغال شده است.

(د) تعويض پرده‌هاي تمام خانه: كه از سوي شارون به وقت ديگري موكول شده است، با ذكر اين موضوع كه همه پرده‌ها در بدو ورود ميچ، هيجده ماه پيش تعويض شده‌اند و اين پرده‌ها تحت هر شرايطي، تنها هنگام ورود ساكن جديد به آپارتمان عوض مي‌شوند.

(ه‍‌) تعويض فرش اتاق نشيمن: كه از سوي شارون تأييد شده است، با ذكر اين موضوع كه فرش در حال حاضر خريداري مي‌شود. زيرا سفارت هيچ بودجه‌اي براي تهيه مبلمان ندارد.

(4) يك يادداشت نشان از سوي پيتر، رئيس بخش محافظت محلي، به شارون و استيو، كه نشان‌دهنده نارضايتي وي از سياست جديد شارون در مخالفت با سفارشات كار است. او مي‌گويد كه 15 سال در سفارت كار مي‌كند و هميشه خدمات كيفي و محترمانه‌اي به كارمندان آمريكايي (هم در منزل و هم در اداره) ارائه داده است. اين يادداشت نشان مي‌دهد كه نيروي كار پيتر همچنان آماده خدمت است. او نگران تأثير سياست جديد بر روحيه عمومي كاركنان سفارت و به ويژه روابط بين بخش او و كاركنان آمريكايي است.

(5) يادداشتي از سوي مدير بودجه به شارون و استيو كه نشان مي‌دهد با گذشت نيمي از سال مالي، بخش خدمات عمومي بودجه قابل ملاحظه‌اي را مصرف نموده است. هزينه‌ها به صورت دلاري به پيوست ارائه شده است.

نوع فعاليت     بودجه ساليانه  بودجه مصرف شده تاكنون     بودجه باقيمانده

دستمزد كاركنان محلي            000/450 دلار    000/230 دلار  000/220 دلار

اضافه كار      000/10 دلار     000/95 دلار     000/85- دلار

مزايا          000/100 دلار    000/52 دلار     000/48 دلار

پاداش‌ها        000/8 دلار      000/10 دلار     000/2- دلار

تداركات        000/500 دلار    000/355 دلار    000/145 دلار

خدمات رفاهي    000/675 دلار    000/455 دلار    000/255 دلار

مبلمان         000/250 دلار    000/200 دلار    000/50 دلار

تجهيزات         000/75 دلار     000/95 دلار     000/20- دلار

مسافرت‌ها       000/5 دلار      000/5 دلار      0 دلار

حمل نقل         000/100 دلار    000/85 دلار     000/15 دلار

سوخت           000/145 دلار    000/100 دلار    000/45 دلار

 

6) خلاصه آماري سفارشات كاري طي ماه گذشته به شرح زير است:

تاريخ          درخواست‌كننده   كاردرخواست شده وضعيت

16/3             استيونس ريپير     تور پاره شده     به وقت ديگري موكول شد

19/3             جانسون ريپير      اي/سي            انجام شد

19/3             برمان پينت       آشپزخانه         برنامه‌ريزي شد

20/3             جونز ريپليس      اجاق‌گاز          به زمان ديگري موكول شد

21/3             استيونس ريپير     موتورسيكلت       تأييد نشد

22/3             كاس ريپير         يخچال             انجام شد

23/3             استيونس بلد      انبار وسايل      تأييد نشد

29/3             هاسكل فيكس       لوله فاضلاب       انجام شد

30/3             استيونس          تعمير كاشي‌هاي آشپزخانه  به زمان ديگري موكول شد

1/4              اچه‌وريا          كنترل آفات (حشرات)    برنامه‌ريزي شد

2/4              هدلي              تعمير اي/سي       انجام شد

2/4              هاسكل            تعمير مجدد لوله فاضلاب    انجام شد

3/4              استيونس          تعويض فرش اتاق‌نشيمن    تأييد شد

3/4              سانچز            تعويض اي/سي      برنامه‌ريزي شد

تأييد شد / انجام شد: 5 مورد 36%

تأييد شد / برنامه‌ريزي شد: 3 مورد 21%

تأييد شد / برنامه‌ريزي نشد: 1 مورد 7%

تأييد شد / به زمان ديگري موكول شد: 3 مورد 21%

تأييد نشد / 2 مورد 14%

سؤالات:

1- وضعيت را به صورت خلاصه ارائه كنيد:

پاسخ پيشنهاد شده:

شارون احساس مي‌كند كه درخواست‌هاي ميچ بي‌اهميت است. دوستي او با مسئول قبلي به او اجازه هر درخواستي را داده است.

بعلاوه: مأموريت قبلي وي در نقش يك مسئول خدمات عمومي – كه بايستي در مورد واقعيت آن كنترل صورت گيرد – اين مسأله را مضاعف نموده است.در عوض ميچ احساس مي‌كند كه شارون درخواست‌هايي را كه در جو محلي مشروع هستند، تحقيرآميز مي‌داند و برخلاف رويه گذشته عمل مي‌كند، همچنين به مهارت‌هاي شخصي خودش در اين حوزه بي‌ميلي نشان مي‌دهد. در خواست‌هاي ميچ، يك سوم كل درخواست‌هاي مطرح شده طي يك ماه اخير را شامل مي‌شود و تنها شخصي است كه درخواست‌هايش تأييد نشده است.

درخواست‌هاي ميچ چندان حائز اهميت نيستند و او احتمالاً بخاطر روابط نزديكش با مسئول قبلي بيش از حد متعارف دريافت مي‌كرده است. همزمان به نظر مي‌رسد شارون بسيار انعطاف‌پذير است و احتمالاً در ارتباط با ميچ دلايل توجيه‌كننده‌اي براي اقداماتش ارائه نداده است. اقدامات او تأثير جدي بر روحيه عمومي ميچ و ديگر ناظران داشته است. او بايد درك كند كه تبعيت از قانون و ارائه خدمات مناسب تنها به شيوه او امكان‌پذير نيست و راه‌هاي ديگري نيز وجود دارد.

بررسي بودجه نشان مي‌دهد با وجود آنكه نيمي از سال مالي سپري شده است اما در برخي بخش‌ها كمتر از 50 درصد بودجه تخصيص داده شده ساليانه، باقيمانده است. اين بخش‌ها مشتمل براضافه‌كار، پاداش‌ها، تداركات، مبلمان، تجهيزات، مسافرت، حمل و نقل و سخت هستند.

2- راه‌حل پيشنهادي شما براي اين وضعيت چيست؟

پاسخ پيشنهاد شده: به صورت جداگانه با ميچ و شارون ديدار كنيد و سپس آنها را در كنار هم قرار دهيد تا مشخص شود كه براي انجام سفارشات ميچ، چه كاري مي‌توان انجام داد. (احتمالاً سه نفر از شما خانه ميچ را مورد بازديد قرار دهيد تا شيوه‌هاي عملي براي حل مشكلات وي بدون كمك سفارت و بوسيله خودش را بيابيد). با شارون نيز به شيوه‌اي صحبت كنيد كه پس از آن، كاركنان با تسليم سفارشات كاري خود (با توجه به نوع تقاضايشان) پاسخ سريعي همراه با دليل رد يا قبول دريافت كنند. يك اعلاميه براي كاركنان آمريكايي ارسال كنيد كه محدوده مسووليت اقدامات محافظتي سفارت را، مشخص سازد و تأخير در انجام برخي امور را نيز متذكر شود. بعلاوه تقسيم وظايف بين خود و شارون را در نظر بگيريد؛ شايد شما مايل هستيد وظايف محافظت و حمل و نقل را با هم عوض كنيد. اين گونه بهتر مي‌توانيد در مورد بهره‌گيري از بخش محافظت فكر كنيد. براي حل مشكل بودجه فوراً پرداخت اضافه‌كار، مبلمان، تداركات، خريد تجهيزات، پاداش‌ها و مسافرت را به تعليق بيندازيد؛ پست‌هاي خالي را حتي در صورت نياز شديد جايگزين نكنید؛ به دنبال شيوه‌هاي جلوگيري از اتلاف انرژي باشيد.

از متمم دستورالعمل‌ها به خصوص نوشتن نمونه‌ها اطمينان حاصل كنيد و تصورات غيرشفاف از دستورالعمل‌ها را حذف كنيد. در مورد تخصيص زمان، كامل عمل كنيد. اين نوشته به منظور ارزيابي مهارت‌هاي كمي و مديريتي شما و همچنين توانايي ارتباط كتبي شما است. لازم است مانند توجه به سخنانتان، روي نوشته‌هايتان نيز دقت زيادي داشته باشيد.

نمره‌دهي تمرينات

بعد از انجام تمام تمرينات چهار نفر از ممتحنين به صورت گروهي به ارزيابي كار متقاضيان مي‌پردازند معدل نمرات تمرينات، نمره كلي متقاضي را مشخص مي‌كند. نمره حداقل ارزيابي گفتاري، براي ادامه كار متقاضي، 25/5 از 7 است. براي اين مرحله، هر تمرين داراي ارزش و اهميت برابري است. تمرين گروهي، مصاحبه ساختارمند و بررسي مديريت موردي هر كدام ، يك سوم، نمره كل را تشكيل مي‌دهند. در بخش مصاحبه ساختارمند نيز الگوهاي تجربه و انگيزش، رفتار گذشته و الگوي فرضي، داراي اهميت برابر هستند. نمره‌دهي كلي از 1 تا 7 است كه نمره 1 اجراي ضعيف و نمره 7 اجراي فوق‌العاده را نشان مي‌دهد. بطور متوسط در سال گذشته يك چهارم متقاضيان اين آزمون را با موفقيت طي كردند.

 

مصاحبه‌هاي عزيمت

بلافاصله بعد از ادغام نمرات ممتحنين به متقاضيان اطلاع داده مي‌شود كه آيا با دريافت نمره حداقل، آزمون را با موفقيت گذرانده‌اند. متقاضيان در پايان روز ارزيابي، نمره حداقل و نمره كلي خودشان را دريافت مي‌كنند.

در پايان مرحله ارزيابي گفتاري، متقاضيان موفق در مورد مراحل بعدي روند استخدامي كه شامل اطلاعاتي در مورد بررسي پيشينه امنيتي، نظام امتياز زبان، اولويت مجربين و بررسي صلاحيت نهايي توجيه مي‌شوند. به متقاضيان فرصتي براي طرح سؤالاتشان در مورد زندگي سرويس خارجي، داده مي‌شود.

به متقاضياني كه نمرات قبولي مناسبي داشته‌اند. بلافاصله پيشنهاد مشروط كار داده مي‌شود. اگر متقاضيان مدرك DS-1950 را نيز داشته باشند، بلافاصله به مصاحبه پيشينه امنيتي فرستاده مي‌شوند. سياست پيشنهاد مشروط و فوري كار براي چرخه ارزيابي

پيشنهاد مشروط و فوري كار به متقاضيان زير داده مي‌شود:

1- متقاضيان سياسي كه نمره حداقل 6/5 را دريافت كنند.

2- متقاضيان بخش‌هاي اقتصادي، ديپلماسي عمومي و كنسولي كه نمره حداقل 5/5 را دريافت كنند.

3- متقاضيان مديريت كه نمره 25/5 را دريافت كنند.

متقاضيان بخش‌هاي كنسولي، ديپلماسي عمومي، اقتصادي و سياسي كه آزمون را با موفقيت گذرانده‌اند اما واجد شرايط پيشنهاد مشروط و فوري كار نشده‌اند، در فهرست افراد باصلاحيت قرار مي‌گيرند.

متقاضيان ناموفق نيز در مصاحبه خصوصي با دو تن از ممتحنين، از نتايج عملكردشان مطلع مي‌شوند. در اين هنگام، متقاضي فرصت دارد كه سؤالاتي در مورد روند ارزيابي و آزمون‌هاي آتي طرح نمايد. از آنجا كه بسياري از متقاضيان آزمون ارزيابي شفاهي را بيش از يك بار مي‌گذرانند، ممتحنين مجاز نيستند بازخورد ويژه آزمون را عنوان كنند يا از عملكرد متقاضي انتقاد نمايند. اين موضوع مانع از امتيازدهي ناعادلانه بين كساني كه دو بار در آزمون شركت كردند با افرادي مي‌شود كه فقط يك بار امتحان دادند.

 

پيشرفت حرفه‌اي مأمور سرويس خارجي و روند تعيين محل كار

پيشرفت حرفه‌اي

حرفه سرويس خارجي، شامل سه مرحله گسترده حرفه‌اي است:

مأمور رتبه پايين، مأمور متوسط و مأمور ارشد. پيشرفت در سرويس خارجي، رقابتي و بر اساس عملكرد است.

قبل از پذيرش استخدام در سرويس خارجي، متقاضيان بايد نسبت به خدمت در سراسر جهان اعلام آمادگي نمايند. همه متقاضيان به عنوان داوطلب حرفه‌اي مأمور سرويس خارجي، كار خود را آغاز مي‌كنند اما معمولاً مأمور رتبه پايين مي‌شوند. همه تازه‌واردان به سرويس خارجي تا زماني كه به استخدام رسمي در‌مي‌آيند و حكم آنها امضاء مي‌شود، در وضعيت آزمايشي هستند. مأموران رتبه پايين معمولاً دو دوره مأموريت خود را در خارج از كشور به سر مي‌برند.

در بدو ورود به سرويس خارجي همه متقاضيان حرفه‌اي تقريباً دو ماه در مركز آموزش ملي امور خارجه دوره‌هاي آموزشي را پشت سر مي‌گذرانند. مأموران مي‌توانند قبل از اولين مأموريت خود به خارج كشور، دوره آموزشي را تا هفت ماه ادامه دهند. ازآنجا كه بسياري از اين آموزش‌ها مشتمل بر نكات دستور زبان است، مأموران تازه‌واردي كه قبلاً در يك زبان خارجي رقابت حرفه‌اي داشته‌اند ممكن است قبل از اعزام به مأموريت خارج كشور، دوره كوتاه‌تري را در واشنگتن داشته باشند.

مأموران حرفه‌اي (براي مثال كساني كه به استخدام رسمي درآمده‌اند) اغلب به مأموران سطح متوسط تبديل مي‌شوند. مأموران حرفه‌اي هم مانند كارمندان رسمي سرويس خارجي، نمي‌توانند بدون دليل كتبي از سرويس جدا شوند.

مأموران حرفه‌اي مجرب مي‌توانند براي تبديل شدن به اعضاي ارشد سرويس خارجي با يكديگر رقابت كنند. اعضاي ارشد سرويس خارجي، گروه كوچكي از مأموران هستند كه پست‌هاي حساس و دشوار سرويس خارجي را اشغال مي‌كنند. اعضاي ارشد سرويس خارجي به شكل‌دهي، سازماندهي، جهت‌دهي، هماهنگي و اجراي سياست خارجي ايالات متحده مي‌پردازند. ورود به اين جمع به شدت رقابتي است.

 

استخدام رسمي و صدور حكم

مآموران رتبه پايين  سرويس خارجي، براي دوره‌اي كه بيشتر از پنج سال نخواهد بود به صورت آزمايشي به كار گمارده مي‌شوند. آنها بايد در طي اين دوره به وضعيت حرفه‌اي دست يابند. همه متقاضيان حرفه مأموران رتبه پايين بايد به طور طبيعي براي حداقل يك سال (كه در هر صورت نبايد كمتر از ده ماه باشد) در مراكز كنسولي خارج كشور خدمت كنند.

همه متقاضيان شغل مأمور رتبه پايين، بايد در دوره محدود انتصابشان شرايط مربوط به زبان سرويس خارجي را در اختيار داشته باشند. كساني كه بدون مهارت مورد نياز وارد سرويس خارجي مي‌شوند، آموزش كافي در يك زبان خارجي را پشت سر خواهند گذاشت. هيأت استخدام رسمي، پرونده عملكرد هر يك از مأموران رتبه پايين را پس از 36 ماه از انتصاب مورد بررسي قرار خواهد داد تا مشخص شود كه آيا متقاضي بايد به استخدام رسمي درآيد. متقاضيان شغل مأموررتبه پايين كه در اولين بررسي به استخدام رسمي در نمي‌آيند يك سال بعد، در سالگرد نخستين بررسي مجدداً ارزيابي مي‌شوند. اگر هيأت استخدام رسمي و صدور حكم تشخيص دهد كه بازبيني سوم مورد نياز است، اين بررسي 6 ماه بعد از دومين بررسي روي خواهد داد.

تنها معيار تصميم مثبت دراستخدام با در نظر داشتن رشد طبيعي و پيشرفت حرفه‌اي، پتانسيلي است كه متقاضي براي خدمت مؤثر به عنوان مأمور سرويس خارجي در دوره طبيعي حرفه‌اي، از خود بروز مي‌دهد. اين مأموران بر اساس شايستگي‌هاي فردي خود (نه در رقابت با ديگران) مورد ارزيابي قرار مي‌گيرند. هيچ محدوديت عددي براي تعداد تصميمات مثبت در هيأت استخدام رسمي و صدور حكم لحاظ نمي‌شود. اين هيأت متقاضيان را در حوزه‌هاي زير مورد ارزيابي قرار مي‌دهد:

- رهبري

- مهارت‌هاي مديريتي

- مهارت‌هاي بين فردي

- مهارت‌هاي ارتباطي و زبان خارجه

- مهارت‌هاي بين فرهنگي

- دانش پايه

ارتقا

مأموران سرويس خارجي كه با رتبه 06 استخدام مي‌شوند، به صورت خودكار بعد از گذشت 12 ماه از خدمت رضايت‌بخش به رتبه 05 ارتقا مي‌يابند. مأموران سرويس خارجي كه با رتبه 05 اف.اس استخدام مي‌شوند يا به رتبه 05 ارتقا مي‌يابند، بعد از گذشت 18 ماه از خدمت رضايت‌بخش به رتبه 04 ارتقا مي‌يابند. همه ارتقاها بعد از رتبه 04 در سرويس خارجي به صورت رقابتي است.

پيشنهاد ارتقا توسط يك هيأت گزينشي شش نفره، تعيين مي‌شود. هيأت گزينش پرونده‌هاي فردي و ارزيابي‌هاي عملكرد ساليانه همه مأموراني را كه در رتبه‌اي واجد شرايط هستند،‌ارزيابي مي‌نمايد، بعد از ارزيابي سوابق مأموران واجد شرايط، هيأت گزينش فهرست مأموراني را كه با ارتقاي آنها بر اساس شايستگي‌هايشان موافقت شده تنظيم مي‌نمايد. در هر رتبه يك محدوديت زماني براي ارتقا به مرتبه بعدي، وجود دارد.

 

روند تعيين محل خدمت

وزارت خارجه با فراهم آوردن اطلاعاتي در مورد همه پست‌هاي مورد نياز در يك برنامه زماني مشخص، نظام آزاد تعيين محل خدمت را اجرا مي‌كند. هدف اين سيستم اطمينان از اين موضوع است كه همه مأموران، فرصت تكميل پست‌هاي خالي را با هم‌طرازان خود داشته باشند.

مأموراني كه صلاحيت انتقال از پست كنوني خود را دارند، فهرستي از پست‌هاي خالي كه ممكن است براي آنها رقابت نيز وجود داشته باشد دريافت مي‌كنند. مأموران بايد فهرست پست‌هايي كه بر مبنا علايق، تمايل به آن دارند، تحويل دهند. اين فهرست‌ها بايد با توجه به راه‌كارهاي تنظيم شده توسط وزارت‌خانه، تكميل شوند. اين راه‌كارها اغلب از مأموران مي‌خواهند كه نسبت به انتخاب پست‌هاي دشوار و موقعيت‌هايي در بيش از يك منطقه جغرافيايي، اظهار تمايل نمايند.

از مأموران خواسته مي‌شود در ارتباط با انتخاب‌هاي خود در اين فهرست، توضيحاتي ارائه دهند. مأموران ممكن است به خاطر بهداشت، خانواده، موقعيت حرفه‌اي يا دلايل ديگر به پست‌هاي خاصي علاقه نشان دهند. وزارت خارجه آمريكا تلاش مي‌كند براي مأموران سرويس خارجي خود فرصت‌هاي ارتقاي حرفه‌اي فراهم آورد و نيازهاي فردي آنها را در نظر گيرد. در صورتي كه پست قابل توافقي براي برخي كارمندان وجود نداشته باشد. نهایتا وزارتخانه تصميم مي‌گيرد كه صلاحيت و مهارت يك كارمند در كجا بيشتر مورد نياز است. همه پست‌هاي خالي بايد تكميل شود و همه مأموران سرويس خارجي بايد در محلي گمارده شوند.

وزارت خارجه آمريكا تعهد دارد براي همه بدون در نظر داشتن نژاد، رنگ، ريشه ملي، جنسيت، مذهب، سن، جهت‌گيري جنسي، شرايط ناتواني، وابستگي سياسي، وضعيت تأهل، يا اولويت‌بندي‌شان در انجام فعاليت‌هاي مورد حمايت قانون فرصت برابر، عادلانه و رفتار مناسب را فراهم آورد.

 

5 ـ اداره پليس سن‌پطرزبورگ[9]

(روند درخواست استخدام)

الف ـ برگه استخدامي

از متقاضيان درخواست مي‌شود كه قبل از تكميل برگه استخدامي، «استانداردهاي گزينش پست مأمور پليس» را به دقت بخوانند. علاوه بر تكميل برگه استخدامي استاندارد، متقاضيان استخدام در اداره پليس سن‌پطرزبورگ بايد پرسش‌نامه سوابق شخصي را نيز تكميل نمايند.

براي تكميل پرسش‌نامه سوابق شخصي متقاضيان بايد آدرس‌هاي پستي(مشتمل بر كُد پستي) محل‌هاي سكونت خود را از سن 14سالگي، همه مدارسي كه در آن تحصيل كرده‌اند، همه مكان‌هايي كه طي 10 سال گذشته در آن كار كرده‌اند، اعضاي خانواده اصلي (مشتمل بر تاريخ تولد آنها)، 4 معرف متشخص (غير خويشاوند) كه حداقل داراي پنج سال سابقه آشنايي با وي باشند و سه دوست (غير خويشاوند) كه در حال حاضر داراي رابطه نزديكي هستند، ارائه دهند.

روند كامل گزينش استخدامي به طور متوسط 10 تا 12 هفته طول مي‌كشد.

ب ـ مراحل پردازش      «هشدار»

«ضعف در پيگيري برنامه زمان‌بندي استخدام بدون توجه مقدماتي ممكن است دليل كافي براي پايان دادن به درخواست استخدام باشد.»

مراحل زير رويه گزينش استخدامي مأمور پليس را معرفي مي‌كند:

1 ـ بررسي پرسش‌نامه سوابق شخصي (اين پرسش‌نامه بايد با دستخط خود متقاضي به طور كامل تكميل شود)

2 ـ دروغ‌سنجي

3 ـ آزمون توانايي‌هاي جسماني

4 ـ ارزيابي شغلي و بررسي روانشناختي

5 ـ بررسي پيشينه

6 ـ آزمايش پزشكي و مواد مخدر

 

ج ـ مدارك مورد نياز

همه متقاضيان بايد رونوشت مدارك زير را با پرسش‌نامه سوابق شخصي ارائه دهند. مدارك مورد نياز عبارتند از:

1 ـ گواهي تولد ـ كه توسط دولت صادر شده است.

2 ـ سند تابعيت (در صورت امكان): سند اصلي تابعيت بايستي براي بررسي ارائه شود، چرا كه قوانين فدرال رونوشت‌برداري از اين سند را منع كرده است.

3 ـ كارت تأمين اجتماعي

4 ـ ديپلم دبيرستان يا گواهينامه معادل دولتي

5 ـ ريز نمرات رسمي دانشگاهي، كه نشان‌دهنده گذراندن 30 واحد درسي باشد (فهرست مؤسسات معتبر مورد پذيرش استانداردهاي گزينش را ببيند)

6 ـ گواهي ازدواج (در صورت امكان)

7 ـ حكم طلاق (در صورت امكان)

8 ـ گواهينامه رانندگي

9 ـ كارت خدمت اختياري (در صورت امكان)

10 ـ سابقه خدمت در ارتش، 4 نسخه (در صورت امكان)

11 ـ هر گواهينامه ديگري كه احتمالاً شايستگي‌هاي شغلي را منعكس نمايد، بايد عرضه شود.

12 ـ وضعيت فعلي رانندگي در صورت داشتن گواهينامه در خارج ايالت، يا سابقه رانندگي در صورتي كه مدت اقامت در فلوريدا كمتر از سه سال باشد (در صورت امكان)

13 ـ اگر مأمور پليس خارج از ايالت فلوريدا نيز داراي تصديق باشد، رونوشتي از كارنامه دانشگاهي نيز مورد نياز است.

بعلاوه

1 ـ انصراف‌نامه محضري، كه در مجموعه مدارك گزينش استخدامي وجود دارد.

2 ـ برگه بررسي پيشينه

3 ـ انصراف‌نامه يا سوگندنامه نظامي

4 ـ چگونگي هر گونه توقيف (تبه‌كاري يا خلاف) از سوي دادگاه ذيصلاح. مدارك مورد نظر در اين قسمت كه شامل مدارك رفع اتهام، سوابق ممهور و غيره نيز مي‌باشد. منابع ديگر براي كسب اين اطلاعات عبارتند از سوابق شخصي، وكالت شخصي و دبيرخانه قضايي ناحيه

 

د ـ درخواست مجدد/آزمون مجدد

1 ـ متقاضيان سه بار براي گذرانيدن آزمون توانايي‌هاي جسماني پليس فرصت دارند.

2 ـ هر متقاضي كه روند گزينش را ادامه ندهد ممكن است پس از يك سال از تاريخ اطلاع از حذف، در مرحله استخدام مجدداً درخواست استخدام نمايد. به هر حال ممكن است در مواردي استثنايي براي حذف، دليل خاصي وجود داشته باشد.

 

ه‍ ـ اطلاعات ديگر

اگر هر گونه سؤالي در رابطه با استخدام در اداره پليس داريد، با بخش استخدام تماس بگيريد.

 

6- دانشگاه آدلايد ، استراليا[10]

 (سياستها و راهبردهاي منابع انساني)

1-هدف و ساختار خظ مشي ها

2-مراحل استخدام

3-آماده سازي

4-جلب متقاضيان

5-گزينش

6-عقد قرار  داد

7-زمان بندي استخدام

8-نظارت  بر روند

 

1-  هدف و  ساختار خط مشي

اين خط مشي ، پاية اجراي سياست استخدامي دانشگاه را تشكيل مي دهد .از آنجا كه اين خط مشي براي كاهش ریسک در استخدام طراحي شده است، به رؤساي بخشها توصيه مي شود كه تغييرات قابل توجه را با اداره منابع انساني در ميان بگذارند . ا ين خط مشي ، اطلاعات مفيدي را در زمينه روند سالم استخدامي در اختيار استفاده كنندگان قرار مي دهد .

2-  مراحل استخدامي

آماده سازي :

1- بررسي نيازها ( نقش ها ، امور استراتژيك و ...)

2- بررسي نقش و شرح وظايف ( براي تمام موقعيتهاي شغلي )

3- تعيين معيارهاي موثر در گزينش

4- پذيرفتن افرادي براي استخدام

5- تعيين كميته استخدامي

6- طرح روند استخدامي ، شامل زمان بندي و  تكنيكهاي گزينش

جلب متقاضيان :

1  - درج آگهي استخدام / جستجوي متقاضيان مناسب

2  - روند در خواست كار

گزينش :

1 - تهيه ليست متقاضيان

2 - پيشبرد روند گزينش شامل آزمون ها ، مصاحبه ها و...

3  - مراجعه به معرف ها

4  - پيشنهاد و معرفي متقاضيان موفق

5  - كسب موافقت مدير مربوطه

6  - اطلاع دادن به متقاضيان ناموفق

عقد قرار داد استخدامي :

1- پيشنهاد شفاف / مذاكره در مورد ميزان در آمد

2- تنظيم قرار داد كتبي

3-تدارك ويزا و اجازه اقامت در صورت لزوم

 

3 – آماده سازي :

1-3- بررسي نيازها

قبل از شروع روند استخدام، از قسمتهاي مختلف خواسته مي شود تا تعداد و نوع نيروي انساني مورد نياز خود را اعلام كنند.  در اين مرحله ممكن است اطلاعات مورد نياز كميته و نظرات افراد مرتبط، خواسته شود .كاركنان ارشد اداره منابع انساني ، در پيشبرد اين مرحله همياري خواهند كرد .

2-3- بررسي نقش و شرح وظايف

در اين مرحله  مهارت ها ، معلومات ، تجربيات ، ارزشها  و رفتارهاي مورد نياز براي ايفاي نقشها و برعهده گرفتن مشاغل تعيين مي شوند. نتايج حاصله پس از بازنگري و تأييد اداره منابع انساني ، در تعيين معيارهاي مؤثر در گزينش مورد استفاده قرار مي گيرد . در اين مرحله مخاطرات همراه با هر موقعيت شغلي نيز تعيين مي شوند تا در  معاينات پزشكي قبل از استخدام، لحاظ شوند .

3-3- پذيرفتن افرادي براي استخدام

فرم درخواست و مدارك پيوستي آن ، اطلاعات لازم براي تعيين صلاحيتها ي شخص براي تصدي شغل مورد نظر را فراهم مي سازد. فرم تکمیل شده،  همراه با مداركي چون اطلاعات مورد نياز براي كميته گزينش شرح وظايف ، معيارهاي گزينش ، وموارد مندرج در آگهي استخدام به اداره نيروي انساني فرستاده مي شود .

4-3-  تعيين كميته استخدامي

كميته استخدامي بايد حداقل متشكل از 2 نفر و حداكثر 5  نفر باشد واعضاي آن قادر به آزمون مهارت ها و گرايش هاي مورد نياز براي شغل مربوطه باشند . بعلاوه تركيب اعضاي اين كميته بايستي با سياست استخدامي دانشگاه مطابقت داشته باشد .

5-3- وظايف كميته استخدامي

برنامه ريزي روند مناسب استخدامي

كسب نظرات افراد مرتبط

زمان بندي روند استخدام

تهيه ليست متقاضياني كه در اولويت قرار دارند

تنظيم ومشاركت در روند گزينش

پيشنهاد متقاضيان واجد شرايط به مدير مربوطه

كميته استخدامي، بهترين مكانيسم جلب متقاضيان و گزينش افراد واجد شرايط را تعيين خواهد كرد.

4-  جلب متقاضيان:

1- 4 - در ج آگهي استخدام / جستجو

آگهي استخدام توسط اداره منابع انساني تهيه مي شود . بطور كلي  تمام فرصتهاي شغلي ابتدا از طريق شبكه داخلي اينترنت دانشگاه به اطلاع كاركنان رسانده مي شود . بكارگيري نيروهاي داخلي از سياستهاي استخدامي دانشگاه است . ممكن است اين فرصتهاي شغلي در خارج از دانشگاه نيز به اطلاع عموم رسانده شود .

2-4-   بررسي متقاضيان

برگه هاي در خواست به بخش مربوطه فرستاده مي شود ( بجز در مورد مناصب مديريتي  كه درخواست نامه ها معمولاً به  اداره منابع انساني فرستاده مي شود ) بخش مربوطه ، اين درخواست را مورد بررسي قرار مي دهد و با متقاضيان ، اعضاي كميته استخدامي و ديگر افرادي كه  در روند گزينش دخيل هستند ، بطور مستقيم هماهنگي هاي لازم را بعمل مي آورد .

5 - گزينش 

1-5- تهيه ليست متقاضيان 

ليست متقاضيان توسط كميته استخدام يا يك گروه فرعي در اين كميته ، تهيه مي شود .افرادي كه نامشان در اين ليست قرار مي گيرد بايستي واجد صلاحيتهاي اصلي باشند .

2-5- مصاحبه / آزمونها

كميته استخدام  مؤثرترين روند گزينش را تعيين مي كند .روند انتخاب شده بايستي ميزان تطابق افراد با صلاحيتهاي در نظر گرفته شده را مشخص سازد .

3- 5-  مراجعه به معرف ها

هدف از مراجعه به معرف ها  جمع آوري شواهد بيشتر براي ارزيابي صلاحيتهاي متقاضيان و تأييد يا رد اطلاعاتي است كه متقاضي در اختيار قرار داده است . معمولاً از جمله معرف ها ، مسؤول فعلي يا قبلي متقاضي مورد نظر است .

4-5-  پيشنهاد و معرفي متقاضيان موفق

كميته استخدامي بر اساس اطلاعات جمع آوري شده نظر نهايي خود را با توافق آرا اعلام مي كند .پس از آن فهرست متقاضيان موفق را همراه با برگه درخواست گزارشهای جمع آوري شده از معرف ها ، خلاصه اي از روند گزينش و ديگر مدارك اشخاص مورد نظر به مدير قسمت مربوطه مي فرستد . پس از آن بايستي اطمينان حاصل شود كه مدارك مربوطه به اداره نيروي انساني فرستاده شود تا مقدمات عقد قرار داد استخدامي تدارك ديده شود.

5-5 - اطلاع دادن به متقاضيان ناموفق

به منظور احترام به متقاضيان و توجه به روابط عمومي دانشگاه، متقاضيان ناموفق بايد در اولين فرصت ممكن ، از نتايج روند گزينش مطلع شوند .

6- عقد قرارداد استخدامي :

1-6 - پيشنهاد شفاهي / مذاكره

پيشنهاد شفاهي استخدام و پذيرش شفاهي متقاضي منجر به ايجاد روابط قرار دادي بين متقاضي و دانشگاه مي شود. در اين مرحله در مورد مسائل استخدامي بين طرفين توافق ايجاد مي شود .اداره منابع انساني بايد تغييرات صورت گرفته در اين مذاكرات را به صورت كتبي تهيه كند تا از صحيح بودن قرار داد مكتوب، اطمينان حاصل شود .

2-6 - تنظيم قرار داد كتبي

پس از دريافت اطلاعات كامل مورد نياز ، اداره منابع انساني قرار داد كتبي را تهيه ميكند .

3-6 - تدارك ويزا و اجازه اقامت در صورت لزوم

پس از دريافت موافقت نامه شفاهي ، اداره منابع انساني روند دريافت ويزا و اجازه اقامت را در مورد متقاضيان موفق خارجي آغاز مي كند . اين روند ممكن است چهار ماه به طول انجامد .

7 – زمان بندي استخدام :

به منظور برنامه ريزي مناسب  براي هر مرحله، بايد فرصت و زمان كافي منظور شود .

 

8- نظارت بر روند :

اداره منابع انساني بر برنامه زماني روند استخدام، نظارت مي كند و هر شش ماه يكبار به مدير بخش ها گز ارش مي دهد .

7-  شهر سن ديه گو[11]

« فرصت استخدامي »

 

شرايط لازم براي پذيرش :

تحصيلات : مدرك ليسانس و يا تحصيلات هم ارزش آن (حداقل گذراندن 120 واحد درسي) در رشته هاي هنر ، مديريت هنر، مديريت عمومي و يا رشته هاي نزديك به آن .

تجربه : دارا بودن حداقل چهار سال تجربه كار حرفه اي تمام وقت در زمينه هاي هنري و فرهنگ .

توجه :

1- اگر متقاضی شرط تحصيلات را ندارد، تجربه بيشتر مي تواند جايگزين كمبود تحصيلات شود .

2- تجربة ادارة هنرهاي بصري در اماكن عمومي، مطلوب ترين گزينه ما است .

3- مهارتهاي نوشتاري و گفتاري ، مديريت زمان ، تجربيات سازماني ، مهارت در انجام چند كار ، توانايي انجام كار  انفرادي  وكارتيمي و   مهارت هاي مذاكره اي مورد نياز است .

گواهينامه رانندگي :  داشتن گواهينامه رانندگي پايه 3 در زمان استخدام لازم است .

وظايف:  وظايف محوله عبارتند از : برنامه ريزي ، هماهنگي و اداره همه مراحل اجراي كارهاي هنري در اماكن عمومي ؛ توسعه و اجراي سياستهاي مربوط به هنر عمومي ؛ نظارت بر برنامه ها ؛ پيشنهاد برنامه هاي مناسب ؛ بررسي بودجه ساليانه براي شناسايي فضاهاي مناسب به منظور اجرای طرح هاي هنري و ...

 چگونگي در خواست كار :   فرم درخواست کار و مدارك پيوست را تكميل كنيد و به اداره كارگزيني تحويل دهيد .

مرحله گزينش : گزينش ، ارزيابي جامعي از تحصيلات ، تجربيات و آموزش هاي متقاضيان است. تنها كساني كه شرايط آنها با مقتضيات شغلي نزديك باشد ، در ليست واجدين شرايط گنجانيده خواهند شد .

ليست واجدين شرايط : تمام متقاضياني كه مرحله گزينش را با موفقيت طی کنند، در اين ليست قرار مي گيرند.  اسامی اين ليست براي تصدي پست هاي مورد نياز در سال جاري، در نظر گرفته مي شوند .

شرايط مورد نياز پيش از استخدام نهايي :  داشتن حق قانوني براي كار در ايالات متحده ؛ گذراندن موفقيت انگيز معاينه پزشكي ( كه آزمایش الكل و مواد مخدر را نيز در بر دارد )؛ مراجعه به معرّف ها ؛ كنترل اثر انگشت . نمونه اثر انگشت به اداره دادگستري كاليفرنيا تحويل داده مي شود تا نداشتن سوء سابقه محرز شود . تمام اين مراحل و شرايط بايد قبل از  استخدام نهايي با موفقيت همراه باشند . هر گونه تقلب و يا نداشتن هر كدام از شرايط مورد نياز در هر مرحله گزينش به منزله           پايان يافتن روند استخدامي خواهد بود .

8 ـ دانشگاه ميشيگان، ايالت متحده آمريكا[12]

                       (خدمات شغلي)

مديريت يك پروسه موفق گزينش كارمندان

شايستگي‌هاي اساسي (توانايي‌هاي اساسي)

تعريف:

يك شايستگي اساسي عبارت است از دانش، مهارت يا رفتار مناسبي كه يك فرد به عنوان عضو مؤثر دانشگاه ميشيگان، انجام مي‌دهد.

براي ديدن سؤالات مصاحبه مربوطه، آن قسمت را انتخاب كنيد يا براي ديدن كامل سري سؤالات مصاحبه در مورد شايستگي‌هاي اساسي آنها را مارك‌دار كنيد.

(B1) اصول اخلاقي و صداقت: همواره تعهد به ارزش‌هاي سازمان را از طريق رفتارها نشان مي‌دهد.

(B2) ارائه خدمات به مشتري: همواره انتظارات سازمان را براي خدمت به مشتري برآورده مي‌كند. در جهت رسيدن به آن، تلاش مداوم دارد.

(B3) به طور مفيد و مؤثر ارتباط برقرار مي‌كند، چه به صورت شفاهي و چه به صورت كتبي.

(B4) حل مشكل: براي حل مشكلات رهيافت‌هاي مؤثري را طراحي نموده، نيازها را مورد توجه قرار داده و مشكلات را حل مي‌كند.

(B5) انعطاف‌پذيري: در نقش‌هاي متفاوت انعطاف‌پذيري دارد و براي انجام كار مؤثر در سازمان تغييراتي را انجام مي‌دهد.

(B6) از ابزارها و تكنولوژي‌ها به طور كامل و مؤثر و با اطمينان استفاده مي‌كند. (تكنولوژي)

(B7) امنيت: از دستورالعمل‌هاي امنيتي متابعت مي‌كند. قوانين كاري ايمني را رعايت مي‌كند و در مورد اين مسائل داده‌هايي را فراهم مي‌آورد.

(B8) خودگرداني: وقت و استعداد خود را براي به دست آوردن اهداف سازمان افزايش مي‌دهد.

(B9) درك موقعيت‌ها و فرصت‌ها: به دنبال فرصت‌ها به منظور پيشرفت و نو‌آوري است.

(B10) انعطاف‌پذيري در مقابل تغييرات: رهيافت‌هاي مؤثري را براي ادارة خود در مواقعي كه تغييرات سازماني رخ مي‌دهد، ارائه مي‌كند.

(B11) كار گروهي: كار كردن مفيد و مؤثر با گروه و گروه‌هاي كاري خارج از خط رسمي قدرت براي تحقق بخشيدن به اهداف سازمان.

(B12) بازدهي: استفادة معقول از منابع بر اساس اولويت‌هاي سازماني.

سؤالات مصاحبه در زمينه توانايي‌هاي اساسي

رفتارهاي حساس (سخن‌سنجانه)

سؤالات تكميلي براي كشف جزئيات بيشتر

ملاحضات

B1 ـ موقعيتي را توصيف نماييد كه شما مجبوريد به يك مشتري، همكار يا مدير (نه) بگوييد چرا كه شما فكر نمي‌كرديد كه گفتن (بله) درست باشد.

توصيف نماييد كه شما اين موقعيت را چگونه اداره مي‌كرديد؟

چطور، چرا شما فكر كرديد كه حق با شما بود؟

آيا شما مي‌توانستيد اين وضعيت را به طريق ديگري كنترل كنيد؟ (اداره كنيد)

مثال ويژه‌اي را بدون ذكر انتقاد يا ادعايي توصيف مي‌كند.

اقدامات ويژه يا جواب‌هاي شفاهي را كه باعث جلب توجه و گوش دادن مشتري مي‌شود را تشريح مي‌كند.

يك نتيجه مثبتي را به طور فصيح و شمرده بيان مي‌كند.

B1 ـ وضعيتي را تشريح كنيد كه اگر يك همكار از شما بخواهد تا براي آنها دروغ بگوييد شما چه كاري انجام مي‌دهيد؟

شما چطور از عهده اين درخواست برمي‌آمديد؟

شما چه مي‌گفتيد و چه چيزي را انجام مي‌داديد؟

پاسخ، مسووليت شخصي را تشريح مي‌كند.

پاسخ، با ارزش‌هاي دانشگاه ميشيگان مطابقت دارد.

B1 ـ وضعيتي را تشريح كنيد كه شما چه كاري انجام مي‌داديد، اگر يكي از والدين همسرتان يا دوستي از شما بخواهد كه اطلاعات محرمانه را به او بگوييد؟

شما چه كار مي‌كرديد؟

چطور به آن درخواست پاسخ مي‌داديد؟

در پاسخ، مسووليت شخصي را تشريح مي‌كند.

پاسخ، با ارزش‌هاي دانشگاه ميشيگان مطابقت دارد.

B1 ـ اگر يكي از همكاران دست به اختلاس بزند و شما او را ديده يا اطلاعاتي را درباره او شنيديد چه كاري انجام خواهيد داد؟

آيا شما اين اطلاعات را در اختيار ساير همكاران خواهيد گذاشت؟

در پاسخ، مسووليت شخصي را تشريح مي‌كند.

پاسخ، با ارزش‌هاي دانشگاه ميشيگان مطابقت دارد.

اگر شما تعهدي را كه داده بوديد نتوانستيد حفظ كنيد، چگونه آن را كنترل خواهيد كرد؟

ماهيت اين تعهد را تشريح كنيد.

شما چگونه از عهده اين وضعيت برآمديد؟

نتيجه چه بود؟

يك مثال مخصوص و مسووليت شخصي را در پاسخ تشريح مي‌كند.

پاسخ با سياست‌هاي دانشگاه مطابقت دارد.

شايد شما اين جمله را شنيده‌ايد كه، «هميشه حق با مشتري است»

مي‌توانيد زماني را توصيف نماييد كه شما احساس كرديد كه اين درست نيست.

چگونگي پاسخ خود را توضيح دهيد.

نتيجه چه بود؟

به منظور افزايش ماهيت مثبت اين برخورد شما چه كارهاي متعدد ديگري مي‌توانستيد انجام دهيد؟

نتايج مثبت يا اقدامات مؤثر ديگري را كه مي‌توانست باعث پيشرفت اين وضعيت شود، توصيف مي‌نمايد.

B2 ـ زماني را تشريح كنيد كه شما فراتر از مسووليت‌هاي شغلي خودتان، بهترين خدمات را به مشتريان ارائه مي‌كنيد.

اين وضعيت را تشريح كنيد.

مشكلات و پيچيدگي‌هاي كار را بيان كنيد.

نتيجه چه بود؟

پاسخ فراتر از مسووليت‌هاي شغلي معمولي است.

پاسخ رفتارهاي مخصوص را تشريح مي‌كند.

B2 ـ برخورد و رويارويي با مشتري يا يك همكار عصباني را تشريح كنيد.

چطور شما از عهدة اين كار برمي‌آييد؟

توضيح دهيد.

گرفتاري‌هايتان و اينكه چه كرديد را تشريح كنيد.

نتيجه چه بود؟

آيا اگر اين اتفاق دوباره رخ دهد، راه‌هاي ديگري براي كنترل آن داريد؟

اگر جواب مثبت است، چطور و چرا؟

مثال مخصوص را بدون اينكه مسووليت را به عهده كسي بگذاريد، تشريح كنيد.

نتايج مثبت اين برخورد و اقدامات ديگري را كه مي‌توانست اين وضعيت را بهبود بخشد، تشريح كنيد.

B2 ـ از اينكه با افراد مريض كار بكنيد چه احساسي داريد؟

اگر يك مريض صورت ظاهري خوبي نداشته باشد، آيا شما برخورد متفاوتي با او خواهيد داشت؟

اگر بيماري ايدز داشته باشد، چطور؟

انتظارات افرادي كه مريض هستند و خدمات ويژه‌اي را نياز دارند، بيان مي‌كند.

B3 ـ مهم‌ترين مدارك، گزارش‌ها يا هر چيزي را كه شما ارائه و كامل كرديد، بيان كنيد.

چه نكات مهمي درباره اين مدارك، گزارش‌ها و معرفي‌نامه‌ها وجود داشت؟

چگونه ديگران مي‌توانند شما را در اين پروژه ياري كنند؟

مهارت‌ها و دستاوردهاي مهم در ارتباط با شغل را تشريح مي‌كند، ياري و كمك ديگران را اذعان مي‌دارد.

B3 ـ مثالي بزنيد از زماني كه شما با فردي كه با شما دوستي نداشته است، قادر بوديد با او ارتباط برقرار كنيد.

توضيح دهيد كه چگونه از عهده اين كار بر‌مي‌آييد؟

لطفاً مثال‌هاي ديگري كه به موارد زير مربوط است ارائه كنيد:

شخصي را فرهنگ متفاوت.

شخصي كه نمي‌خواهد شما را بپذيرد.

شخصي با سطح علمي متفاوت.

مثال‌هاي خاصي را توضيح مي‌دهد.

رفتارهاي خاص و پاسخ‌هاي شفاهي را تشريح مي‌كند.

يك ظرفيت براي فهم و احترام به افراد متفاوت را تشريح مي‌كند.

B4 ـ از زماني كه شما مجبوريد، مشكلي را حل كنيد مثالي بزنيد.

از چه استراتژي‌هايي استفاده مي‌كنيد؟

چه تصميمي گرفتيد؟

نتيجه چه بود؟

چه كارهاي مختلف ديگري انجام مي‌دهيد؟

از منابع اطلاعاتي قابل اطمينان استفاده كرد.

براي تصميم‌‌گيري از عقل استفاده كرد.

انتخاب‌هايي را براي پيشرفت ارائه مي‌دهد.

B4 ـ كارهاي ابتكاري را توصيف كنيد كه مربوط به پروژه‌اي مي‌شودكه شما آن را تكميل و اجرا مي‌كنيد.

چطور شما ديگران را از اين پروژه مطلع ساختيد؟

چگونه اين پروژه براي سازمان منفعت و سود‌آوري دارد؟

پروژة اختراع بود يا ابتكار.

يك پروژه‌اي كه نياز به ابتكار دارد را تشريح مي‌كند.

نتايج مثبت را به طور فصيح بيان مي‌كند.

اهداف يا آرمان‌هاي سازمان گذشته را تشريح مي‌كند.

B4 ـ زماني را كه شما شكايتي از يك بخش از سازمان درباره خدماتي كه به وسيله قسمت شما ارائه شده دريافت مي‌كنيد، تشريح كنيد

شما چه اقداماتي را انجام داده‌ايد؟

نتيجه چه بود؟

چه اقدامات ديگري مي‌توان انجام داد؟

مثال‌هاي ويژه‌اي را بدون انتقاد يا تقصير تشريح مي‌كند.

اقدمات خاص و پاسخ‌هاي شفاهي را كه استفاده شده، تشريح مي‌كند.

نتايج مثبت براي برخورد يا خودارزيابي انعكاسي و… و حمايت فوق‌العاده‌اي كه فراهم شده است را بيان مي‌كند.

B5 ـ زماني را كه شما احساس مي‌كنيد به منظور پاسخ دادن به نيازهاي ديگر افراد بايد در كارهايتان تغييراتي انجام دهيد، تشريح كنيد.

نقش شما در اين وضعيت چه بود؟

شما چه اقدامي كرديد؟

پاسخ ديگران به اقدامات شما چه بود؟

نيازي را كه مي‌بايست به آن پاسخ داده ‌شود، تشريح كنيد.

ماهيت خاص تغيير يا اصلاحات را تشريح مي‌كند.

اصلاح، تغيير پاسخ منطقي به نيازهاي تشريح شده بود.

B5 ـ توصيف نماييد زماني را كه شما به سر كار رفته‌ايد و اميدواريد كه كار خاصي را انجام دهيد ولي از شما بخواهند كه كار ديگري انجام دهيد.

شما چگونه از عهده اين كار برمي‌آييد؟

اگر آن واقعه دوباره اتفاق بيفتد شما چگونه از عهده آن برمي‌آييد؟

بدون مقصر جلوه دادن و يا انتقاد به ديگران توانايي پاسخ به مسير جديد را نشان مي‌دهد.

B5 ـ زماني را كه از شما بخواهند در دقايق پاياني اضافه‌كاري كنيد، تشريح نماييد.

شما چگونه به اين درخواست پاسخ مي‌دهيد؟

اگر اين واقعه دوباره اتفاق افتاد شما چگونه آن را اداره مي‌كنيد؟

يا در وقت اضافه‌كاري بدون دريافت اضافه‌كاري، كار انجام گرفت يا راه‌حل‌هاي جايگزين براي انجام آن كار با يك شيوه مشاركتي پيشنهاد شد.

B6 ـ اگر از شما بخواهند كه با يك جزء جديد از يك ابزار كار كنيد، شما در ابتدا چه چيزهايي را مي‌خواهيد بدانيد؟

شما چه سؤالاتي خواهيد كرد؟

شما با چه كسي صحبت خواهيد نمود؟

سؤالات را تشريح مي‌كند.

پيامد اطلاع از اين امر را اگر به طور تخصصي كار انجام نگيرد، چه اتفاقي مي‌افتد را تشريح مي‌كند.

B7 ـ آيا شما در يك وضعيت شغلي قرار گرفته‌ايد كه شخص خشونت كرده يا استعداد خشونت و پرخاشگري را داشته باشد؟

اگر پاسخ مثبت است، چه كرديد؟

اگر آن امر دوباره اتفاق مي‌افتاد شما به روش متفاوت ديگري آن را كنترل مي‌كرديد؟

اگر يكي باشد، قانون را دنبال مي‌كند.

به سرعت امنيت خود و ديگران را ارزيابي مي‌كند.

اگر خطر فوري باشد، امنيت را در ابتدا قرار مي‌دهد.

در صورت صلاحديد فرد از منطقه‌اي كه ديگر مشتريان هستند مي‌رود.

اگر خطر فوري نباشد، سؤالات مناسب را براي اجازه دادن به افراد براي بيان نااميديشان، مي‌پرسد پس به طرف حل مشكل حركت مي‌كند.

در صورت نياز به مدير اطلاع مي‌دهد.

B7 ـ اگر شما يك شيء تيز يا يك ماده ريخته شده را پيدا كنيد، چه كار مي‌كنيد؟

 

پاسخ ميزان نزديكي با تجارب جهاني براي اداره و كنترل اتفاقات فراگير را نشان مي‌دهد.

پاسخ حس مسووليت‌پذيري را نشان مي‌دهد.

B8 ـ روز اولي است كه شما سر كار جديدتان مي‌رويد و رئيس شما را به مدت 3 يا 4 ساعت به خاطر كار ضروري‌اش معطل مي‌نمايد.

آيا شما به خاطر شغل جديد و سازمان جديد احساس تنهايي مي‌كنيد؟

شما چه كاري خواهيد كرد؟

مثال‌هايي را توضيح مي‌دهد كه شما چگونه از وقت استفاده بهينه مي‌كنيد.

ابتكار عمل را نشان مي‌دهد.

مهارت‌هايي را كه فورا مورد استفاده قرار مي‌گيرد، بيان مي‌كند.

رفتارهاي خود محوري را نشان مي‌دهد.

B8 ـ زماني را تشريح كنيد كه در يك لحظه مجبوريد كارهاي متعددي را انجام دهيد.

پاسخ شما چه بود؟

شما چگونه وضعيت را سازماندهي كرديد؟

شما چگونه تصميم گرفتيد كه فلان وظيفه در اولويت قرار دارد؟

شما چگونه از عهده اين همه كار برآمديد؟

رفتارهاي خاص را براي مديريت چند وظيفه، نشان مي‌دهد.

اطلاعاتي را از مدير در مورد اولويت‌ها خواستار مي‌شود.

ميزان تأثيرگذاري را كه ديگران در اتمام يك كار داشته‌اند، شناسايي مي‌كند.

نتيجه را در يك شيوه مثبت تشريح مي‌كند.

B9 ـ زماني را كه شما انعكاس‌هاي منفي و مثبت را دريافت كرده‌ايد، تشريح كنيد.

شما چگونه پاسخ داديد؟

شما چگونه از انعكاسي كه دريافت كرديد، استفاده كرديد؟

نتايج انعكاس‌هاي مثبت را به طور مثبت قبول مي‌كند.

نتايج منفي و تصميماتي كه در پاسخ به آن بايد در مورد تغيير وضعيت گرفته شود، مورد توجه قرار مي‌دهد.

B9 ـ تشريح كنيد زماني را كه شما راه‌حل‌هاي متفاوتي براي انجام كارهاي خطير پيشنهاد داديد.

لطفاً اين وضعيت را تشريح كنيد.

راه‌حل معمول انجام آن چه بود؟

شما چه جايگزيني را ارائه كرديد؟

سؤالات و پيشنهادات چگونه دريافت شد؟

آيا شما آن را دوباره انجام مي‌دهيد؟

وضعيت خاص را تشريح مي‌كند.

توضيح روشني را مي‌دهد.

اگر سؤال يا پيشنهاد به تغيير منجر نشد، ميل به سؤال را نشان مي‌دهد يا پيشنهاد ديگري ارائه خواهد شد.

B9 ـ بيشترين و مهم‌ترين كار موفقيت‌آميزي كه شما فكر مي‌كنيد آن را ابداع كرده‌ايد، چه بوده است؟

چگونه اين كار به شما پاداش داد؟

آيا اين دستاورد براي محيط كاري شما سود داشت؟

نتايج مثبت را برمي‌شمارد.

ارتباط اهداف يا آرمان‌هاي سازمان قبلي را مي‌گويد.

B10 ـ تغييري را كه در محيط كاري شما رخ مي‌دهد، تشريح كنيد.

لطفا اين وضعيت را تشريح كنيد.

گرفتاري‌هاي اين كار را تشريح نماييد. چطور اين تغييرات بر شما تأثير مي‌گذارد؟

پاسخ شما به اين تغييرات چيست؟

نتيجه چه بود؟

اگر اين اتفاق دوباره رخ دهد شما چگونه از عهده آن برمي‌آييد؟

اگر پاسخ مثبت است، چگونه آن را به طور متفاوت انجام مي‌دهيد؟

ماهيت خاص تغيير را تشريح مي‌كند.

شناسايي ماهيت تغييرپذير محيط كار، تأثير خاص تغيير بر شخص بدون انتقاد از ديگران را بيان مي‌كند. نقش عصبانيت، ترس، اضطراب و نگراني را در روند تغييرات تشريح مي‌كند. افشاگري شخصي كه فرد براي تنظيم با شرايط داشته و بدون مزد انجام داده است. رفتارهاي خاص و استراتژي‌هاي ويژه مديريت، تغيير را مرتبط مي‌كند.

نتيجه را با يك روش مثبت توصيف مي‌كند.

B11 ـ تجربه يك كار گروهي مفيد يا غيرمفيد را تشريح كنيد.

چه عاملي باعث مفيد و نامفيد بودن گرديد؟

شما آن را چطور توصيف كرديد؟

اگر اين اتفاق دوباره بيفتد شما با چه شيوه متفاوت ديگري آن را كنترل مي‌كنيد؟

اگر همين‌طور است، شما چگونه آن را به صورت متفاوتي انجام مي‌دهيد؟

اين وضعيت را به روشني تشريح كنيد.

شما صاحب مسووليت خودتان هستيد.

راه‌حل‌هايي براي پيروز شدن، پيشنهاد مي‌كند.

B11 ـ موقعيتي را توصيف كنيد كه شما عضو گروهي بوديد كه عقايد متفاوتي را راجع به چگونگي كامل كردن كاري ارائه كرده است.

نقش شما چه بود؟

شما چه اقداماتي را انجام داديد؟

نتيجه چه بود؟

اين وضعيت را به روشني تشريح كنيد.

شما صاحب مسووليت خودتان هستيد.

B12 ـ مثالي بزنيد كه شما پول‌هايتان را پس‌انداز كرديد، يا كار آسان‌تر و با اطمينان‌تري را انجام داديد.

آيا آن فرصت براي يك بار اتفاق افتاده است يا آن يك فرصت دائم و مستمري براي ذخيره پول بود.

آيا شما تنها كسي بوديد كه هزينه‌ها را پايين آورديد يا اينكه از طريق راه‌هاي بخصوصي تلف كرديد.

آيا شما در اين عقيده مشورت كرده بوديد؟

اين وضعيت را به روشني تشريح مي‌كند.

شما صاحب مسووليت خود هستيد.

مشاركت ديگران را شناسايي مي‌كند.

(در صورت وجود كسي ديگر) فرصت‌هاي پس‌انداز بهينه را با همكاران و مدير شريك مي‌كند.